Návrh organizačních struktur: metody, principy, fáze a prvky

Navrhování organizačních struktur je postupná metodika, která identifikuje nefunkční aspekty pracovního postupu, postupů a systémů, přeskupuje je podle současné obchodní reality a cílů a poté vyvíjí plány na implementaci nových změn. Cílem tohoto procesu je zlepšit technickou i personální část podnikání.

Pro většinu společností vede proces návrhu k významnějšímu zlepšení organizace, lepším výsledkům (ziskovost, zákaznický servis, interní operace) a zaměstnancům, kteří jsou zmocněni a zavázáni k podnikání.

Charakteristickým znakem procesu návrhu je komplexní a holistický přístup k organizačnímu zlepšování, který se dotýká všech aspektů podnikového života, takže při vývoji správné techniky můžete dosáhnout následujících výhod:

1. Vynikající zákaznický servis.
2. Zvýšení ziskovosti.
3. Snížení provozních nákladů.
4. Zlepšená účinnost a doba cyklu.
5. Kultura angažovaných a angažovaných zaměstnanců.
6. Jasná strategie řízení a rozvoje vašeho podnikání.

Projektování znamená integraci lidí se základními obchodními procesy, technologie a systémy. Dobře navržená organizace zajišťuje, že forma společnosti odpovídá jejímu cíli nebo strategii, splňuje úkoly spojené s realitou podnikání a výrazně zvyšuje možnost, že kolektivní úsilí lidí bude úspěšné.

Jak společnosti rostou a úkoly v externím prostředí se komplikují, obchodní procesy, struktury a systémy, které kdysi fungovaly, se stávají překážkami efektivity, zákaznického servisu, morálky zaměstnanců a finanční ziskovosti.

Organizace, které nejsou pravidelně aktualizovány, trpí příznaky jako:

1. Neefektivní pracovní postup s členěním a kroky bez přidané hodnoty.
2. Nadměrné úsilí ("nemáme čas udělat něco správného, ale máme čas to udělat znovu").
3. Roztříštěná práce s malým důrazem na dobro obecně.
4. Nedostatek znalostí a orientace na zákazníka.
5. Nedostatek odpovědnosti ("to není moje práce").
6. Zakryjte a obviňujte, ne identifikujte a řešte problémy.
7. Zpoždění při rozhodování.
8. Lidé nemají informace ani pravomoci k řešení problémů.
9. Vedení, nikoli přední, je odpovědné za řešení problémů, když se něco pokazí.
10. Trvá hodně času něco udělat.
11. Systémy jsou špatně definovány nebo zvyšují nesprávné chování.
12. Nedůvěra mezi zaměstnanci a vedením.

Použité metody

Je důležité zvážit různé interakční systémy. Zatímco proces navrhování organizačních struktur se přizpůsobuje velikosti, složitosti a potřebám jakékoli firmy, není omezen pouze interními požadavky nadřízeného vedení. Každá cesta řešení je zpracována individuálně. Samotný systém je postaven na následujících metodách, které budou uvedeny níže.

1. Charta procesu plánování

Jako vedoucí pracovníci jste se sešli, abyste diskutovali o probíhajících obchodních výsledcích, stavu firmy, environmentálních požadavcích a potřebě zahájit takový proces. Jaké další kroky? Stanovujete stanovy pro proces navrhování organizačních struktur. Zahrnuje "důvod změny", požadované výsledky, rozsah, přidělování zdrojů, načasování, účast, komunikační strategii a další parametry, které povedou projekt.

Občas může vedení projít buď strategický proces plánování, nebo proces rozvoje týmu před zahájením iniciativy na změnu projektu, podle toho, jak jasně chápou svou strategii a jak dobře spolupracují jako tým.

2. Vypracování nové politiky

Manažerský tým (nebo jiní zaměstnanci, kteří byli pozváni k účasti na procesu) se dívají dopředu a navrhují organizační struktury, které zahrnují doporučení pro "ideální budoucnost". Na této úrovni kroky v tomto procesu zahrnují následující body:

1. Stanovení základního organizačního principu.
2. Optimalizace základních obchodních procesů, které vedou k výnosům nebo výsledkům pro zákazníky.
3. Dokumentace a standardizace postupů.
4. Organizace lidí kolem základních procesů. Stanovení počtu zaměstnanců, nezbytné pro hlavní práce.
5. Definice úkolů, funkcí a dovedností. Jaké jsou metriky výkonu pro každou funkci týmu? Jak jsou hodnoceny a stíhány?
6. Identifikace potřeb vybavení, plánování a personálního obsazení různých skupin a jednotek v celé organizaci.
7. Identifikace podpůrných zdrojů (finance, prodej, personál), mise, personál a kde by měly být umístěny.
8. Stanovení struktury řízení, která poskytuje strategickou, koordinační a provozní podporu.
9. Zlepšení koordinačních a vývojových systémů (najímání, školení, mzda, sdílení informací, stanovení cílů).

V určitém okamžiku se proces návrhu změní na plánování přechodu, protože jsou stanovena kritická data implementace a jsou vytvořeny konkrétní akční plány pro realizaci nového projektu.

A klíčovou součástí tohoto kroku je informování o pokroku ostatních členů organizace. Byl vytvořen komunikační plán, který učí lidi, co se děje. Vzdělávání přináší povědomí a začlenění každého do začátku závazku.

3. Realizace projektu

Nyní je úkolem oživit projekt. Metody návrhu organizačních struktur by měly vždy zahrnovat implementační prvky. Bez nich nebudou úkoly prováděny. Lidé jsou organizováni do přirozených pracovních skupin, které se učí novému plánu, týmovým dovednostem a vytváření iniciativních skupin. Jsou studovány nové pracovní role a jsou navázány nové vztahy uvnitř i vně jednotky.

Zařízení a technické prostředky jsou přeskupeny. Systémy odměňování, systémy efektivity, systémy sdílení informací, rozhodování a řízení jsou upraveny a upraveny. To lze částečně provést rychle. Některé společnosti mohou vyžadovat podrobnější informace a být implementovány po delší dobu.

Základy

Metody návrhu organizačních struktur plní různé obchodní funkce. Jsou určeny k uspokojení konkrétních motivů. Je také nutné vyvinout úsilí k sladění organizační struktury s měnícími se potřebami. Dobrý systém nejen usnadňuje komunikaci, ale také přináší efektivitu v různých segmentech. Při vývoji je proto důležité věnovat pozornost zásadám.

1. Podpora efektivity

Návrh organizační struktury podniku zahrnuje některé prvky pozitivní pro zaměstnance. V reakci na to je možné získat pozitivní odezvu od zaměstnanců. Hlavním cílem organizační struktury je přinést účinnost do různých funkcí. Systematická práce nenechá nic náhodného a každá akce bude koordinována tak, aby byla provedena na maximum.

Členové organizace se snaží maximalizovat uvolňování zboží a služeb z daných zdrojů. Vyvíjí se úsilí o systematické, racionální a koordinované úsilí o kontrolu různých odpadů a ztrát. K zajištění efektivity operací jsou navrženy různé organizační modely. Jsou odhodláni dosáhnout svých cílů.

2. Vazba

Návrh organizační struktury podniku zahrnuje také okamžik vytváření kontaktů ve všech divizích. Komunikace je problémem číslo jedna v každé organizaci. Dobrá struktura zajišťuje správný komunikační kanál mezi osobami pracujícími v Organizaci. Zavedené vztahy ve vykazování a hierarchie těch, kteří podávají zprávy, jsou také uvedeny v dobré struktuře. Existuje potřeba horizontálního, vertikálního a laterálního komunikačního procesu, a to se provádí dobře naplánovanou strukturou.

3. Optimální využití zdrojů

Správné přidělování zdrojů také pomáhá při jejich optimálním využití. Navrhování organizační struktury organizace přiděluje důležitější místo činnosti k dosažení společných cílů. Činnosti jsou umístěny podle jejich důležitosti v systému a jsou poskytována vhodná doporučení pro přidělování zdrojů. Optimální alokace aktiv je důležitá pro růst podnikání.

4. Spokojenost s prací

Dobrý design organizační struktury organizace poskytuje jasný rozdělení povinností a odpovědnosti různých lidí pracujících v podnikání. Pracovní místa jsou rozdělena podle jejich znalostí, zkušeností a specializace. Lidé dostanou příležitost vysvětlit svou práci. Když lidé mohou pracovat ve stanovených mezích, bude spokojenost s prací.

5. Kreativní myšlení

Zásady návrhu organizačních struktur mohou zahrnovat klauzuli volně plánovat a vykonávat svou práci. To umožňuje člověku přemýšlet a rozvíjet nové a lepší způsoby plnění stanovených úkolů. Organizační struktura se snaží umístit lidi na místa, kde jsou nejvhodnější. Mnoho lidí přispělo k rozvoji manažerského myšlení prostřednictvím své kreativity v určité části společnosti.

6. Usnadnění řízení

Principy návrhu organizačních struktur jsou také postaveny na optimalizaci tohoto procesu. Existuje mnoho lidé pracující v podnikání. Jejich funkce musí být stanovena a odpovědnosti budou rozděleny podle požadavků organizace. Dobrá struktura pomůže navázat vztahy mezi lidmi pracujícími na různých pozicích. Organizační systém - jedná se o mechanismus, kterým vedení řídí, koordinuje a řídí činnost různých jednotlivců.

Dobře navržená struktura pomůže jak řízení, tak podnikání. Je zaručeno, že žádná činnost nezůstane bez dozoru a práce je rozdělena podle schopností osob, které ji vykonávají. Dobře navržené fáze návrhu organizační struktury jsou skvělou pomocí pro dobré řízení. Zvažte je.

Fáze návrhu

Vytvořený systém musí splňovat obchodní požadavky. To by mělo zajistit optimální využití pracovní síly a různé funkce by měly být prováděny odpovídajícím způsobem. Harmonické vztahy mezi lidmi na různých pozicích jsou nezbytné. Navrhování struktury je důležitým úkolem, který musí být pečlivě zvážen. Níže budou uvedeny hlavní body, podle kterých se vyvíjí úplné plánování.

Fáze 1: stanovení aktivity

Musí být definovány činnosti, které je třeba provést k dosažení cílů firmy. Je také nutné definovat funkce, které musí být splněny, aby bylo dosaženo různých cílů, a činnosti související s těmito funkcemi. Bez této fáze návrhu organizační struktury nebudou manažeři schopni dosáhnout požadovaného výsledku.

Základní druhů činnosti jsou rozděleny do řady poddruhů každého odvětví. Při určování druhů následuje mít na mysli, že žádný z nich neunikl duplikaci akcí a různé funkce jsou prováděny koordinovaným způsobem.

Fáze 2: seskupení činností

Úzce související a podobné aktivity jsou seskupeny pro oddělení a různá průmyslová odvětví. Koordinace mezi aktivitou lze dosáhnout pouze správnou akumulací. Seskupené aktivity lze přiřadit různým pozicím. Vydávání pokynů jednotlivcům vytváří autoritu a odpovědnost. Takový faktor při navrhování organizačních struktur umožňuje zvýšit význam konkrétního zaměstnance. Pravomoci jsou delegovány na nižší úrovně různých oddělení a odpovědnost je stanovena.

Fáze 3: delegování pravomocí

Delegování je administrativní proces, kdy lidé dělají něco jiného a ukládají jim odpovědnost. Když jsou v Organizaci vytvořeny různé pozice, jsou těmto jednotlivcům přidělena práce. K provedení práce potřebujete autoritu. Pravomoci jsou delegovány na různé osoby podle rozdělení odpovědnosti. Závěrečná fáze návrhu organizační struktury řízení by to měla jasně zobrazit. V procesu postoupení úkolu jsou v Organizaci vytvořeny pravomoci, systém, který určuje, kdo s kým bude formálně spolupracovat.

Vlastnosti dobrého systému

Návrh organizační struktury předpokládá, že vytvořené zařízení musí splňovat různé potřeby a požadavky firmy. Stojí za zvážení, že každý podnik má svou vlastní jedinečnou formu řízení. Pokud vezmeme v úvahu funkce jako celek, zobecnění, pak budou vypadat jako níže.

1. Jasná linie pravomocí

Základy návrhu organizačních řídicích struktur začínají vytvořením základní hierarchie. Měla by existovat jasná mocenská linie shora dolů. Převod pravomocí musí být prováděn postupně a v souladu s povahou přidělené práce. Všichni v organizaci musí mít úplnou představu o práci a pověřeních předaných konkrétní osobě. Při absenci této jasnosti dojde k nejasnostem, sporům a konfliktům.

2. Přiměřené delegování pravomocí

Úkoly návrhu organizačních struktur dále zahrnují kompetentní rozdělení odpovědnosti. Delegování pravomocí musí odpovídat stanovené odpovědnosti.

Pokud k získání přiděleného úkolu není dostatek energie, nebude práce dokončena. Někdy vedoucí přidělují úkoly podřízeným, aniž by jim dávali řádné pravomoci, což naznačuje nedostatek rozhodování z jejich strany. Nedostatečné pochůzky způsobí podřízeným problémy, protože nemusí být schopny splnit stanovený požadavek.

3. Méně úrovní řízení

Konstrukční prvky organizační struktury by měly vyloučit složitá schémata. Pokud je to možné, je třeba snížit, ale v rozumných mezích, úrovně řízení. Čím větší je počet těchto úrovní, tím více zpoždění při manipulaci. Předávání řešení shora dolů bude trvat déle.

Podobně informace z nižších úrovní budou trvat dlouho, než dosáhnou vrcholu. Počet manažerských úrovní závisí na povaze a rozsahu operací. Pro každý problém nelze uvést žádný konkrétní počet struktur, ale je třeba je minimalizovat. Taková optimalizace sníží náklady na čas.

4. Rozsah kontroly

Proces návrhu organizační struktury řízení musí zahrnovat i dozorčí funkce. Míra pozorování se týká počtu lidí, které může manažer přímo sledovat. Osoba by měla sledovat pouze počet podřízených, se kterými může přímo komunikovat.

Počet kontrolovaných osob nelze plošně zjistit, protože to bude záviset na povaze práce. Je třeba vyvinout úsilí, aby byla dobře řízená skupina pod dohledem, jinak by došlo k neefektivnosti a špatnému výkonu.

5. Jednoduchost a flexibilita

Přístupy k navrhování organizačních struktur by se neměly komplikovat. Neměli byste přidávat zbytečné úrovně řízení. Dobrá struktura by se měla vyhnout nejednoznačnosti a zmatku. Systém musí být také flexibilní, aby se přizpůsobil měnícím se potřebám.

Může dojít k rozšíření nebo diverzifikaci, což by vyžadovalo reklasifikaci odpovědnosti a odpovědnosti. Organizační struktura musí být schopna začlenit nové změny bez úpravy základních prvků. Tím se nezmění všechna již zavedená ustanovení.

Základní prvky

Analýza návrhu organizační struktury by měla ukázat strategii nasazení talentů ve společnosti. Zda toto nasazení dosáhne obchodního cíle, závisí částečně na síle celého interního systému. Organizační projekt vytváří pracovní vztahy mezi lidmi, stanoví hranice odpovědnosti a určuje, kdo je odpovědný.

Je několik způsobů strukturování společnost. Správné principy návrhu organizačních struktur řízení vycházejí z potřeb a aspirací firmy. Na základě toho propagují správné lidi.

1. Strategie

Lepší přístup k organizačnímu projektu zohledňuje strategické plány společnosti. Takové události mezitím vycházejí z vize společnosti. Posláním je důvod existence podniku-jeho účel.

Vize je nejvyšším úspěchem společnosti, realizací úkolů. Celá strategie se snaží realizovat vizi a organizační struktura musí toto úsilí podporovat. Například společnost, která se rozhodla vstoupit na zahraniční trhy, by se mohla sloučit do geografických divizí. Změny strategie vyžadují aktualizovaný strukturální projekt

2. Faktory prostředí

Organizační projektanti nemohou ignorovat obchodní prostředí, ve kterém zaměstnanci pracují. Nepředvídatelný, rychle se měnící systém vyžaduje flexibilitu, přizpůsobivost a spolupráci mezi agenturami.

V takové situaci by návrh organizační struktury řízení podniku mechanického typu omezil obratnost a odezvu zaměstnanců. Místo toho mohou vývojáři vytvořit organický horizontální systém, který vyrovnává úrovně řízení a decentralizuje rozhodovací proces. Stabilní prostředí zároveň umožňuje použití ovládacích prvků, dobře definovaných úkolů a centralizované síly v mechanistické struktuře s její vertikální úrovní rostoucí síly.

3. Velikost společnosti

Malé podniky s malým počtem lidí často plní různé funkce, chovají se neformálně a nepíšou mnoho pravidel. Protože se společnost objevuje organicky, bylo by chybou pokusit se na ni vložit formální mechanistickou strukturu. Návrh organizační struktury a systému v takovém případě by neměl zahrnovat imperativní a konzervativní prvky vnitřní činnosti.

Bude to zbytečná akce. Navíc zbytečná byrokracie může bránit provedení operace. Velké organizace potřebují větší kontrolu a dohled. Mechanistická struktura vytváří jasnou odpovědnost a odpovědnost, a proto je vhodná pro společnosti s velkým počtem zaměstnanců.

4. Věk společnosti

Na začátku života společnosti poskytuje její malá velikost organické strukturální vlastnosti, které podporují flexibilitu a efektivitu. Jak se firma vyvíjí a rozšiřuje, začíná:

• mechanizovat přidáním pravidel, zásad a postupů;
• stanovte jasně definované úkoly;
• implementujte rozsáhlé interní řídicí systémy a příkazové řetězce.

Stručně řečeno, zralost vytváří byrokracii. Čím starší je společnost, tím větší je pravděpodobnost, že se interní systém stane těžkopádným, čímž vytvoří bariéru pro inovace, přizpůsobivost a rychlé reakce. Proces navrhování organizační struktury musí brát v úvahu míru, do jaké se stará společnost musí restrukturalizovat, aby snížila svůj mechanizovaný systém. Jinak mohou nastat vážné manažerské a personální problémy.

Strukturální projekty

Strukturální projekty mají své výhody a nevýhody, takže vývojáři musí pečlivě zvážit každý krok. Dvě společná témata jsou funkční a divizní jednotky. Funkční struktura vytváří oddělení podle činností, jako je výroba, marketing a finance.

Seskupené aktivity zvyšují účinnost, ale mohou vést k bariérám mezi odděleními. Struktura divize seskupuje lidi podle produktu, zákazníka nebo zeměpisné polohy, čímž skutečně vytváří malé společnosti s vlastními marketingovými, finančními a výrobními schopnostmi. Díky tomu jsou jednotky soustředěné a citlivé, ale duplikují obchodní aktivity mezi divizemi a interně obecně.

Schéma typů řízení

Organizační schéma je vizuální reprezentace formálního typu návrhu. Plán ukazuje strukturu organizace, vztahy a relativní úrovně pozic každého odvětví. Pomáhá organizovat pracoviště nastíněním směru kontroly podřízených.

Dokonce i malá firma s jednou osobou může použít nějaký druh organizačního schématu, aby zjistila, jaké funkce je třeba provést. Takové plánování a vize strukturuje práce a pomáhá realizovat všechny úkoly a řešit vznikající komunikační problémy.

Organizační schémata nabízejí následující výhody:

1. Efektivně předávejte organizační, servisní a firemní informace.
2. Umožňují manažerům rozhodovat o zdrojích, poskytovat základ pro řízení změn a přenos provozních informací v celé organizaci.
3. Vše, co před musí stát v podnikání transparentně a předvídatelně.
4. Poskytují rychlou náhradu formální hierarchie v podnikání.
5. Říká všem v Organizaci, kdo je za co zodpovědný a kdo komu se hlásí.

Existuje samozřejmě několik omezení pro organizační typy designu:

• Jsou statické a nepružné, často zastaralé, protože firmy se mění a procházejí růstovými fázemi.
• Nepomáhají pochopit, co se vlastně děje v neformální organizaci. Realita je taková, že organizace jsou často docela chaotické.
• Nemohou zvládnout změnu hranic firem kvůli outsourcingu, informačních technologií, strategických aliancí a síťové ekonomiky.

V raných fázích se podnik může rozhodnout nevytvářet formální organizační strukturu. Firma však musí existovat i bez dobře definovaného plánu, aby vývojový kurz mohl být úspěšný. Většina malých podniků považuje organizační schémata za užitečná, protože pomáhají vlastníkovi nebo manažerovi sledovat růst a změny v každém odvětví a směru.

Závěr

Tento přístup s designem vede k významnému zlepšení kvality, zákaznického servisu, zkrácení doby cyklu, snížení otáček a absencí, zvýšení výkonu z 25 na nejméně 50%. Dobrou zprávou je, že plán lze použít pro téměř jakýkoli typ a velikost podniku. Doba potřebná k dokončení návrhu se liší podle povahy, velikosti a zdrojů firmy. Velké a složité projekty mohou být dokončeny během několika dnů. Malé firmy vyžadují mnohem méně času a zdrojů.