Plánování projektu je... Fáze a vlastnosti procesu, vývoj a příprava plánu

V průběhu plánování jsou přijímána rozhodnutí kvalitativní a kvantitativní povahy, která umožňují dosáhnout cílů organizace v perspektivě. Navíc v průběhu takové práce je možné určit optimální cesty. Plánování projektu je vývoj přesného schématu, podle kterého bude rozvoj organizace prováděn. To vám umožní přemýšlet o všech detailech, zvolit způsoby řešení problémů a dosáhnout stanovených cílů. Jak se taková práce provádí, bude zváženo dále.

Přiřazení plánování

Plánování projektu – to je důležité proces v řízení podniku. Je to nesmírně důležité, takže téměř každá společnost dnes dělá tuto práci. Vyžaduje to určitý čas a zdroje, ale to se ospravedlňuje.

Jejich další implementace závisí na kvalitě plánování v procesu řízení projektů. Během takového postupu se provádí zahájení, během kterého je schválena Charta, registr účastníků, je vybrán strategický směr pro další rozvoj.

Nejprve se vytvoří pořadí hlavních akcí. Po jejich schválení jsou zpracovány podrobnosti.

Nastíněním konceptu budoucího projektu a hlavních fází jeho postupu bude vedení schopno upravit všechny jeho fáze, zvolit optimální cesty k dosažení stanovených cílů.

Plánování projektu je důležitým procesem v řízení. Umožňuje následné sledování a včas upravuje pohyb na vývojové cestě. Skutečné metriky jsou porovnány s plánovanými, což odhaluje informace o rozsahu plnění zamýšlených úkolů. Během kontroly neustále zohledňují aktualizované informace z vnější a vnitřní zdrojů. Termíny stanovené v plánu, podmínky a metriky se mohou měnit, protože musí odpovídat skutečnému prostředí.

Plánování přímo ovlivňuje všechny procesy projektového řízení. Proto ji provádí každá organizace. Nelze nic spravovat, pokud ne jasně stanovená posloupnost akcí. Tyto fáze jsou úkoly, jejichž dokončení vede k dosažení cíle. Pokud se něco začne pokazit podle plánu, manažer identifikuje příčiny takových jevů, jsou za daných okolností učiněna rozhodnutí o správném jednání.

Proces plánování představuje počáteční fázi životního cyklu projektu. Bez toho není možné dosáhnout požadovaného výsledku.

Úkoly plánování

Plánování cílů projektu zahrnuje vývoj systému úkolů, které, podobně jako kroky, vedou k jejich dosažení. Prezentovaná práce umožňuje určit, zda vybraný může ještě před zahájením práce druhů činnosti přinést zisk. Každý investor se snaží investovat do nejvýhodnějšího a nejziskovějšího projektu. V průběhu plánování je možné nastínit hlavní parametry a výsledky budoucích činností, zvolit adekvátní, skutečné cesty k jejich dosažení.

Aby byla práce produktivní, bude muset organizace řešit řadu výzev. Pokud se během výpočtů ukáže, že výsledek takové činnosti je negativní (společnost obdrží ztrátu), není dostatečně vysoká, je třeba identifikovat příčiny takového jevu. Provedením určitých úprav je možné zvýšit účinnost projektu. Změny mohou být provedeny v každé fázi plnění stanovených úkolů. Mohou být následující:

• Podrobnosti, objasnění účelu (nebo cílů) návrhu, určení požadovaného výsledku události.
• Stanovení rozsahu a složení budoucích prací.
• Hodnocení termíny konání každé fázi.
• Výpočet rozpočtových nákladů projektu.
• Vytvoří se kalendářní plán a vypočítá se také rozpočet každé fáze.
• Určuje se potřeba zdrojů. Výpočet se provádí pro každou fázi projektu a činnosti organizace v tomto směru jako celku.
• Je vypracován logistický plán.
• Provádí se hodnocení rizik, vytváří se technika správné reakce v případě nebezpečných situací.
• Podrobnosti události jsou investorovi podrobně vysvětleny.
• Podrobnosti jsou dohodnuty se všemi účastníky procesu.
• Mezi exekutory a manažery je přidělena odpovědnost za provádění prací a plnění stanovených úkolů.
• Jsou vyjasněny plánované interakce, manažerské postupy plánování.

Řízení projektů a plánování projektů jsou úzce propojeny. Pouze důsledné plnění stanovených úkolů v dohodnutém časovém rámci a v plném rozsahu může zaručit dosažení cíle, zisk v průběhu činnosti společnosti.

Základní procesy

V procesu organizování plánování projektu se provádí řada povinných a doplňkových akcí. Bez ohledu na činnost organizace, platí při vytváření celkového Strategického konceptu. Povinné procesy zahrnují následující:

• Popis a další dokumentace všech plánovaných úkolů, obsahu projektu.
• Definice hlavních fází projektu, jejich následné podrobnosti.
• Vypracování odhadovaného odhadu. Vypočítají se celkové náklady na všechny zdroje, nezbytné pro realizace projektu.
• Vypracování postupného akčního plánu, jehož dokončení povede k dosažení stanovených cílů.
• Je popsána posloupnost prací.
• Jsou stanoveny závislosti technické povahy a omezení prováděných prací.
• Výpočet času potřebného k provedení každého fáze práce, stanovení práce a dalších zdrojů, které budou vyžadovány v každé fázi výrobního cyklu.
• Definice typu, sady zdrojů a jejich rozsahu.
• Určení skutečných termínů pro dokončení práce, pokud jsou zdroje omezené.
• Vytvoření rozpočtu a vázání odhadovaných nákladů na každý typ práce.
• Vytvoření hotového plánu.
• Shromažďování výsledků jiných výzkumných prací během návrhu, rozložení plánovaných hodnot V jednom dokumentu.

V průběhu plánování a vývoje projektu jsou tyto akce prováděny nutně.

Pomocné postupy

Během plánování realizace projektu nemusí být některé procesy nutné. Pouze v případě potřeby je manažer zařadí do obecného seznamu. Tyto pomocné procesy zahrnují následující:

• Plánování standardů kvality, stanovení jejich maximálního přípustného rozsahu. Rovněž jsou stanoveny způsoby, jak dosáhnout požadované úrovně charakteristik hotových výrobků.
• Plánování v oblasti organizace, které zahrnuje rozdělení funkčních kompetencí, odpovědnosti a podřízenosti mezi všechny účastníky projektu.
• Nábor zaměstnanců s odpovídající úrovní dovedností, Pracovní zkušenosti, jejichž činnost umožní realizaci projektu v co nejkratším možném čase. V některých případech je nutné vytvořit koordinovanou práci týmu.
• Vytvoření komunikace pro zajištění členů projektu potřebné informace.
• Identifikace druhů rizik projektu, jejich hodnocení a dokumentace. To umožňuje identifikovat a eliminovat faktory nejistoty ve fázi plánování, posoudit rozsah jejich možného dopadu na projekt. V této fázi se provádí výpočet příznivého i nepříznivého scénáře vývoje situace během implementace zvolené strategie.
• Plánování logistických postupů. Přesně stanoví, jaké suroviny, další potřebné materiály a zdroje budou zakoupeny od externích organizací, v jakém množství a s jakou frekvencí budou dodávky prováděny.

Během plánování procesů projektu mohou být vyžadovány další akce. Závisí to na cílech, které organizace sleduje při provádění své práce.

Fáze plánování

Existují 4 hlavní fáze plánování projektu. Nabídla je poradenská společnost Booz Allen & Hamilton.

Standardní plánovací model je následující:

Fáze 1. Vytváření cílů

Jsou stanoveny dva typy cílů. Mohou být formální nebo skutečné. V prvním případě jsou předložena kritéria pro určení užitečnosti projektu. Formální cíle vyplouvají z motivace manažerů. Skutečné cíle představují cesty, kterými lze dosáhnout formálních cílů.

Fáze 2. Analýza problémů

Během této fáze plánování je určeno skutečné postavení organizace. Dále se předpokládá jeho další stav. Poté se stanoví definice stávajících problémů, pro které jsou systémy cílů porovnány s výsledky prediktivní analýzy. To umožňuje nakonec strukturovat problémy.

Fáze 3. Hledání alternativ

Toto jsou možnosti řešení, která se navzájem vylučují.

Fáze 4. Hodnocení alternativ

Je stanovena přijatelnost každé ze stávajících možností vývoje událostí. Vyhodnocuje se účinnost, stupeň rizika každého rozhodnutí, po kterém je učiněno příslušné rozhodnutí. Optimální alternativa by měla být nejen prakticky realizovatelná, ale také legitimní, aby se co nejvíce přiblížila stanovenému cíli. Současně zohledňují stávající omezení v čase, zdrojích atd. d.

Při vytváření plánovacího projektu územního, výrobního nebo jiného typu je nutné jej v budoucnu použít k porovnání skutečných výsledků s plánovanými. To umožňuje řídit pokrok směrem ke společnému cíli, provádět včasné příslušné úpravy.

Plánování kalendáře

Je třeba poznamenat, že plánování kalendáře projektu je postaveno na mírně odlišném schématu. Zdůrazňuje 5 hlavních fází:

1. Definování děl a jejich psaní jako seznamu. V některých případech manažeři dělají chyby, aniž by zadali všechny procesy najednou. K vyloučení takového jevu se doporučuje použít metodu sekvenčního rozkladu během stanovení připravovaných prací.
2. Pro každou přidělenou pozici se určuje pořadí a doba trvání. Záleží na technologických vlastnostech nadcházející práce. K tomu se také používá technika rozkladu, která je doplněna znaleckými posudky. To vám umožní přesně určit plánovanou dobu trvání každé operace. K tomu můžete použít techniku brainstormingu, která vám umožní zvážit vlastnosti technologie z různých hledisek.
3. Určuje se Typ zdrojů a jejich dostupnost. Mohou to být Finance, materiály, práce, informace atd. Harmonogram dokončených prací koreluje s harmonogramem logistiky, financování atd. d. Všechny fáze musí být vzájemně propojeny, musí být vytvořen nepřetržitý proces. Tím se zabrání narušení výrobního procesu. V tomto případě samostatné úvahy vyžadují vzácné zdroje. Ve větší míře určují dobu trvání a posloupnost celé řady připravovaných prací.
4. Vnější omezení jsou stanovena. Patří sem sezónnost výroby, zpracovatelnost dodávek zařízení, další vnější faktory.
5. Během řízení projektu je vytvořen systém reakce na vznikající rizika. Plánování projektu začíná jejich analýzou. Pro nejpravděpodobnější a nejnebezpečnější hrozby jsou vyvinuta vhodná opatření reakce.

Zásady plánování

Při plánování obchodního projektu musí manažer dodržovat určité zásady. Hlavní jsou:

• Cílevědomost. Realizace projektu sleduje jasný, konečný cíl, aniž by se stříkal na nepodstatné úkoly.
• Systémovost. Řízení budoucího projektu musí být holistické, komplexní. V tomto případě se berou v úvahu vlastnosti jeho vývoje a složení. V některých případech může být Projekt rozdělen do subsystémů. Budou také vzájemně propojeny. Současně změny v jednom systému znamenají změnu v jiné struktuře. Rozdělení projektu na několik částí vám umožní sledovat vnitřní vazby a interakce prvků, vybrat jejich nejúčinnější strukturu. Hodnocení realizace projektu lze v tomto případě provést z hlediska kvalitativních a kvantitativních procesů.
• Komplexnost. Jevy jsou řešeny z hlediska jejich spojení a závislosti. K tomu se používají různé metody, přístupy k řízení.
• Zajištění. Během plánování prací projektu je zajištěno obsazení všech činností správnými zdroji.
• Priorita. Při navrhování projektu je kladen důraz na hlavní a nejdůležitější úkoly. Jejich definice závisí na celkovém konceptu rozvoje v perspektivě.
• Ekonomická bezpečnost. Vypočítá se rozsah ztrát a ztrát, které organizace nese v případě neexistence zamýšlené události. Rizikům se nelze vůbec vyhnout, ale je třeba je vyhodnotit a učinit odůvodněná rozhodnutí v tomto směru.

Strukturování projektu

Při plánování práce projektu je nutné provést strukturování. Hierarchická posloupnost prací zahrnuje rozdělení celého projektu na jednotlivé části. To vám umožní podrobně popsat komplexy na různých úrovních. Tento přístup usnadňuje řízení procesu.

Strukturování umožňuje následující:

• Určete rozsah prací k dosažení cílů přechodného typu.
• Dohlížet na rozsah propagace projektu, posoudit možnost dosažení všech jeho cílů.
• Hlášení je vytvořeno podle optimální struktury.
• Jsou stanoveny kontrolní body, kterými se hodnotí postup projektu.
• Odpovědnost je správně rozdělena mezi exekutory.
• Všichni členové týmu dostávají objektivní a srozumitelné informace o cílech a cílech projektu.

Chyby při strukturování

Někteří manažeři dělají chyby během strukturování, což negativně ovlivňuje dosažení stanovených cílů. Hlavní jsou následující akce:

• Fáze strukturování je obecně vynechána. Manažer přejde přímo k vyhledávání řešení problémů aktuální období.
• Používají se pouze organizační jednotky, nepočítají se konečné produkty ani použité zdroje.
• Strukturování nepokrývá celý projekt.
• Prvky struktury se opakují.
• Neprovádí se integrace struktur podle zvláštnosti přípravy projektové dokumentace a účetní závěrky.
• Struktura je příliš podrobná nebo nedostatečná.
• Jednotlivé prvky projektu nelze zpracovat v počítači.
• Nezohledňují se nehmotné konečné produkty (služby, služby atd.). d.).

Důvody pro strukturování

Plánování projektu je zodpovědná práce. Strukturování musí být provedeno správně. Provádí se z následujících důvodů:

• Období životního cyklu vytvořeného projektu.
• Vlastnosti struktury jednotek.
• Složky výsledku, který bude získán po dokončení projektu.
• Procesní, funkční prvky společnosti.
• Geografická poloha objektů.