Plánované a ekonomické oddělení: jeho funkce a úkoly. Ustanovení o plánovaném a ekonomickém oddělení

Plánovaná a ekonomická oddělení (dále jen PEO) jsou zřízena za účelem efektivní organizace ekonomiky organizací a podniků. I když často není práce takových oddělení jasně regulována. Jak by měly být organizovány, jakou strukturu mají a jaké funkce mají vykonávat?

Úvod

Každá učebnice ekonomie říká, že PEO se zabývá shromažďováním ekonomických ukazatelů podrobností společnosti, jejich analýzou a vypracováním rozvojových plánů na základě závěrů získaných během analýzy.

Pokud jde o malé podniky, může tuto funkci vykonávat vedoucí společnosti (nebo PI), s rostoucím rozsahem činnosti mohou být tyto pravomoci svěřeny jiné osobě nebo dokonce skupině osob. Čím větší je organizace, tím více je osoba v ní zodpovědná za ekonomické plánování. Pro usnadnění práce jsou tito lidé sjednoceni v PEO.

Struktura PEO

PEO má standardní strukturu. V čele tohoto oddělení je osoba, která přímo odpovídá finančnímu řediteli, řediteli reklamy a propagace nebo dokonce generálnímu řediteli. Vše záleží na struktuře organizace společnosti jako celku.

Existují dva typy strukturální organizace PEO:

1. Společnost, ve kterém pracovníci místa zaměstnanců PEO jsou uvnitř oddělení.
2. Organizace, ve které část zaměstnanců pracuje mimo oddělení (zabývá se shromažďováním informací o práci společnosti) a část uvnitř (zabývá se analýzou získaných informací a vypracováním plánů).

Druhý typ organizace je charakteristický pro výrobní společnosti.

Výhodou prvního typu organizace je, že provoz takové strukturální jednotky společnosti lze snadno ovládat. Nevýhodou je, že informace před zaměstnanci PEO nepřijdou vždy včas.

Pokud použijete první možnost organizace plánovaného a ekonomického oddělení a jeho funkcí, měli byste za jeho zaměstnance konsolidovat následující funkce:

• získávání primárních dat z finančních zdrojů a strukturálních jednotek;
• vytváření metod plánování a podávání zpráv o řízení;
• přímé vytváření manažerských zpráv;
• kontrola a analýza práce firmy jako celku.

Nejméně často se používá druhá metoda organizace PEO. V takovém případě by zaměstnanci oddělení měli být svěřeni následujícím funkcím:

• kontrola provádění vypracovaných plánů;
• kontrola realizace rozpočtu konkrétní divize;
• analýza výkonu konkrétní jednotky.

Je důležité, aby zaměstnanci PEO pracující mimo jejich divizi dostali vše nezbytné pro dále analyzovat a vytvářet plány týkající se ekonomiky organizací a podniků.

Pracovníci PEO mohou být podřízeni jak přímo vedoucímu oddělení, tak vedoucímu jakékoli výrobní jednotky. V prvním případě se podřízenost nazývá funkční, ve druhém-administrativní. Takto vypadá dvojí podání.

Za ekonomem plánovaného a ekonomického oddělení by měly být stanoveny následující funkce:

1. Vývoj metodik směr činnosti (jak v celé firmě, tak v jednotlivých divizích organizace).
2. Vypracování základních adresářů obsahujících ukazatele výkonnosti práce divize firmy.
3. Vypracování zásad řízení společnosti.
4. Vypracování plánovaných a vykazovaných formulářů.
5. Vývoj metod analýzy a hodnocení výkonnosti firmy.

Výhody tohoto typu organizace plánovaného ekonomického oddělení a jeho funkcí jsou, že všechny potřebné informace přicházejí analytikům jednotky bez zpoždění. Nevýhodou je slabá kontrola práce ekonomů, kteří pracují mimo oddělení, a také skutečnost, že zaměstnanci jsou dvojitě podřízeni.

Tento způsob organizace práce může výrazně zvýšit počet zaměstnanců PEO na nepřiměřené velikosti.

Příklad struktury PEO v různých podnicích

Pokud mluvíme o středně velkých společnostech, pak nejčastěji má PEO v nich následující strukturu: vedoucí je vedoucí oddělení a v jeho podřízenosti jsou tři specialisté PEO.

Pokud mluvíme o velkém podniku, pak struktura plánovaného a ekonomického oddělení na něm vypadá takto: šéf PEO řídí oddělení, jeho podřízenost je zástupce PEO, který je přímo podřízen jak hlavním ekonomem oddělení, tak vedoucím ekonomem oddělení. Dva ekonomové PEO jsou podřízeni hlavnímu ekonomovi.

Úkoly PEO

Úkoly této divize společnosti zahrnují vypracování následujících dokumentů a aplikací:

• plány rozvoje firmy a prognózy;
• reportovací dokumentace různého charakteru (jednorázová a pravidelná);
• potřebné reference a analytické vysvětlení;
• ekonomický výpočet;
• investičních projektů i podnikatelských plánů.

PEO má také určité funkce, které musí být jasně označeny v regulační dokumentaci firmy.

Funkce PEO

Funkce PEO jsou následující:

• analýza výkonnosti firmy;
• vytváření předpovědí o výsledcích společnosti;
• posouzení finanční situace organizace;
• vypracování norem pro výrobní procesy;
• kontrola tvorby a změny výrobní náklady;
• kontrola tvorby cen produktů;
• vypracování manažerského výkaznictví;
• účast na tvorbě rozpočtů jednotek.

Všechny funkce PEO jsou propojeny s obchodními procesy probíhajícími ve firmě. Dále je popsáno, jaký vztah existuje mezi těmito pojmy.

Propojení funkce PEO a obchodních procesů ve firmě

Hlavní obchodní procesy probíhající ve společnosti jsou:

• prodeje;
• výroba;
• nákupu;
• výzkum a experimentální vývoj.

Pro každého z fáze práce společnost PEO má svůj vlastní úkol.

Při práci s prodejem produktů provádí PEO plánování prodeje, provádí jejich kontrolu a další analýzu. Při výrobě produktů jsou úkoly PEO podobné.

Když je výrobní proces ve fázi nákupu potřebných zdrojů, PEO se také zabývá plánováním nákupů, jejich kontrolou a analýzou získaných hodnot a prostředků. S výzkumným a experimentálním vývojem je situace stejná.

Plánování, kontrola a analýza – tři povinnosti ekonoma v podniku při práci se základními obchodními procesy. Proč to dělat? Dále optimalizovat stejné procesy.

Obchodní procesy jsou také pomocné. Představují:

• výrobní technologie;
• kvalita vyráběných produktů;
• inženýrství;
• kapitálová výstavba zařízení;
• logistika.

Jaké úkoly má PEO v tomto případě? Stejné: plánování, kontrola a analýza. V prvním případě se práce provádí výrobní technologie ve druhém-nad certifikací, licencí a metrologií, ve třetím-nad údržbou zařízení a dodávkou energie, ve čtvrtém-nad stavbou budov, v pátém-nad dopravními náklady.

Existují organizace sloužící obchodním procesům, které zahrnují:

• práce se zaměstnanci;
• marketing;
• správa financí;
• Právní služby;
• obecná správa.

V tomto případě se povinnosti ekonoma v podniku nemění.

Nařízení PEOOVY práce

Některé společnosti vytvářejí PEO, ale vůbec se nestarají o regulaci provozu této strukturální jednotky. Není vytvořeno žádné ustanovení o plánovaném a ekonomickém oddělení.

Pokud organizace nijak neupravuje práci PEO, musíte naléhavě připravit dokument, který tuto chybu vyřeší. Tento dokument se stane základem pro vytváření popisů práce zaměstnanců pracujících v Poe, což vyřeší problémy popsané na začátku článku.

Standardní regulační dokument plánovaného ekonomického oddělení a jeho funkcí obsahuje následující body:

1. Společná ustanovení.
2. Struktura oddělení.
3. Hlavní úkoly oddělení.
4. Funkce oddělení.
5. Práva.
6. Práce s jinými strukturami podniku.
7. Odpovědnost.
8. Kritéria pro hodnocení činnosti oddělení.

Dále bude podrobněji popsána struktura dokumentu upravujícího práci a úkoly plánovaného a ekonomického oddělení.

Struktura regulačního dokumentu PEO

Sekce "Obecná ustanovení" obsahuje obecné údaje o této jednotce. Naznačovat:

• účel vytvoření oddělení v souladu s hospodářskou politikou podniku;
• základní pojmy;
• osoba jmenovaná vedoucím;
• dokumenty, kterými se toto oddělení řídí při plnění svých povinností.

Sekce struktura oddělení poskytuje informace o struktuře PEO a jeho kvantitativním složení.

Sekce "hlavní úkoly oddělení" popisuje klíčové úkoly PEO, jakož i seznamy zpráv a plánů, které musí jeho zaměstnanci předložit vedení.

Hlavní úkoly PEO

Mezi hlavní úkoly plánovaného a ekonomického oddělení, které stojí za zmínku v regulačním dokumentu, patří:

1. Práce na ekonomickém plánování, racionalizaci činnosti.
2. Vypracování strategie rozvoje společnosti s cílem rychle přizpůsobit činnost neustále se měnícím podmínkám trhu.
3. Provádění komplexní ekonomické analýzy finančních a ekonomických činností podniku.
4. Statistická evidence všech ukazatelů fungování firmy.
5. Technické a ekonomické plánování činnosti jiných oddělení společnosti.

Hlavní funkce PEO

K hlavní funkce PEO, které jsou obvykle uvedeny v regulační dokumentaci, zahrnují:

1. Ekonomické plánování práce firmy zaměřené na racionalizaci činnosti.
2. Příprava projektů plánů činnosti jiných oddělení společnosti. Příprava zahrnuje také odůvodnění uzavření určitých smluv, podpořené výpočty.
3. Plánování výroby, financí a obchodní činnosti společnosti v různých termínech (krátkodobé, střední a dlouhodobé).
4. Informování jednotek firmy o probíhajících plánech.
5. Komplexní analýza činnosti firmy ve všech oblastech.
6. Dohled nad prováděním jednotek probíhajících plánů a včasné podávání zpráv.
7. Vytvoření racionální účetní dokumentace, což mírně zvyšuje byrokratickou zátěž zaměstnanců.

Toto není úplný seznam základních funkcí, které je plánovaná a ekonomická divize povinna plnit.

Práva PEO

Specialista plánovaného a ekonomického oddělení má v rámci svého popisu práce právo:

• vyžádejte si od oprávněných zástupců jiných divizí společnosti údaje potřebné pro kontrolu a analýzu jejich činnosti;
• vytvořte odborné pracovní skupiny, jejichž úkolem je ekonomické plánování práce organizace;
• v rámci své kompetence účastnit se obchodních jednání se zástupci jiných firem a organizací, podepisovat smlouvy;
• organizovat analýzu nových programů a vědeckých projektů společnosti z hlediska jejich účinnosti a proveditelnosti rozvoje;
• předkládat návrhy na otázky, které spadají do kompetence PEO, ve formě projektů.

Interakce, odpovědnost, hodnocení

Do regulační dokumentace, upravující PEO práci, často označují oddíly, které předepisují interakci PEO s jinými strukturami organizace; odpovědnost za všechny činy spáchané zaměstnanci oddělení; hodnocení činnosti PEO.

V části" práce s jinými strukturami podniku "je podle šablony vypracován pouze úvod:" v procesu činnosti oddělení interaguje s následujícími strukturálními jednotkami(tyto jednotky jsou dále uvedeny)". Při výčtu záleží na tom, jak široké pravomoci mají zaměstnanci PEO dát.

V části "odpovědnost" je uvedeno, že plnou odpovědnost za práci oddělení přebírá vedoucí PEO; rozsah odpovědnosti pracovníků je stanoven podle jejich popisu práce; všichni zaměstnanci a vedoucí PEO jsou osobně odpovědní za dokumenty, které zpracovávají, a za provedené operace v podle právních předpisů Ruska.

V části "kritéria hodnocení činnosti oddělení" jsou předepsána dvě kritéria:

1. Včasná a vysoce kvalitní implementace úkolů.
2. Kvalitní plnění okamžitých povinností.

Lze uvést další kritéria hodnocení.

Tím končí vypracování regulačního dokumentu. Musí být samozřejmě vypracován v souladu s pravidly pro registraci takových papírů: všechna data musí být držena pohromadě podpisem a pečetí a musí být také datována.

Kontrola PEOOVY práce

Dohlížet na práci PEO jeden z dále uvedených zaměstnanců:

• vedoucí finanční služby firmy (ve velké společnosti);
• finanční ředitel (v malé nebo střední společnosti);
• hlavní ekonom (ve výrobě).

Kontrola činnosti PEO se provádí pro následující účely:

1. Rychlé provádění jednorázových úkolů.
2. Dodržování hlášení a pracovního postupu podle interního nařízení společnosti.
3. Zajištění spolehlivosti poskytovaných výpočtů a dokumentace hlášení.
4. Analýza práce s cílem zjistit účinnost fungování PEO.

Závěr

Každá učebnice ekonomie říká, že PEO je skutečně nezbytnou strukturální jednotkou společnosti. Bez něj efektivita práce mnoho podniků a organizací výrazně klesá. I když ne ve všech společnostech jsou činnosti PEO správně zavedeny.

Někde nejsou jasně definovány funkce oddělení, někde úkoly zaměstnanců. Některé firmy vytvářejí složité prostředí s podřízeností pracovníků PEO. Přestože plánování v tržní ekonomice je zásadním procesem.

K vyřešení problému je nutné, aby vedoucí firmy jasně pochopil odpovědi na následující otázky:

1. Co je PEO?
2. Jaká je jeho struktura?
3. Potřebuje to daná společnost nebo ji může vykonávat jedna osoba?

Pokud je jednoznačně rozhodnuto o vytvoření PEO, měli byste okamžitě přistoupit k vypracování regulační dokumentace, kde budou kromě obecných ustanovení předepsána:

• struktura oddělení;
• práva a funkce;
• odpovědnost;
• práce s jinými strukturami firmy.

Pokud budete dodržovat tato doporučení při přípravě plánovaného a ekonomického oddělení a jeho funkcí, bude mít společnost efektivní strukturální jednotku.

Pokud je práce této jednotky jasně stanovena, jsou její odborníci schopni optimalizovat bez újmy pro činnost všechny výrobní procesy. Překlad do jazyka peněz to znamená, že mít efektivně fungující PEO vám umožní utratit méně zdrojů a vydělat více.