Pověření jsou... Koncepce, pravidla pro registraci a ukládání účetních dokladů. 402-fz "o účetnictví". Článek 9. Primární pověření

Správný zpracování dokumentace při vedení účetnictví je velmi důležité procesu formování informace o účetnictví a určení daňové povinnosti. Proto je nutné zacházet s dokumenty se zvláštní pozorností.

Specialisté účetních služeb, zástupci malých podniků, kteří vedou nezávislé účetnictví, by měli znát hlavní požadavky na tvorbu, design, pohyb, skladování papírů.

Pojem dokumentu

Předpisy o účetnictví nezveřejňují pojem dokumentu. Proto stojí za to použít definici, která je stanovena 15489-1-2007 GOST R ISO.

Účetní doklady jsou identifikovatelné informace zaznamenané na hmotném médiu vytvořené, přijaté a uchovávané jednotlivcem nebo organizací jako důkaz při potvrzování obchodních činností nebo právních závazků.

Primární dokumenty se nazývají dokumenty, které obsahují původní data o procesech a operacích. Jedná se o účetní doklady základem pro provádění účetních vedení.

Primární účetní dokumenty se nazývají dokumenty, pomocí kterých jsou vypracovány skutečnosti hospodářské činnosti. Tento koncept FZ "o účetnictví" je upraven článkem.

Hlavním požadavkem předloženým k jejich vypracování je, že by měly být vypracovány, když je vykonána skutečnost hospodářské činnosti nebo bezprostředně po jejím skončení (pokud existuje taková příležitost).

Primární papíry

Primární účetní doklad musí být vypracován v době hospodářské operace, a pokud to není možné, přímo na jejím konci.

Hlavní primární dokumenty jsou:

1. Nákladní list ve tvaru TORG-12.
2. RKO a PKO.
3. Účetní osvědčení.
4. Předběžná zpráva.

Odrůdy primárních dokumentů

Žádná regulace neobsahuje seskupení a klasifikaci účetních dokladů. Můžete rozlišit následující typy účetních dokladů, jedná se o dokumenty s přihlédnutím k:

1. Místa jejich složení: vnější a vnitřní.
2. Použité dokumentární formy: unifikované (vytvořené podle forem, které byly nezávisle vyvinuty organizací), sjednocené (vytvořené podle forem, které jsou obsaženy v albu Unified forms).
3. Typ informačního média: elektronické a papírové.
4. Objem dat: souhrnné a primární.
5. Typy závazků, úseků účetnictví, aktiv: účetnictví hotovostních transakcí, účtování akruálních a platových plateb, účtování MPZ, účetnictví OS, další podobné.

Formuláře primární účetní dokumentace

Registrace v účetnictví účetních dokladů je především aplikací jednotných a nezávisle vyvinutých formulářů. Používání mnoha sjednocených od roku 2013 není povinné.

Všechny formy primární musí být schváleny vedoucím organizace. Povinné použití jsou nyní následující:

1. Zaúčtování služeb přepravy zboží (272-P vlády).
2. Podle účetnictví práce, jeho platu (1. státní statut).
3. Podle účetnictví operací hotovostní povahy (88-P Státní statek, 3210-od banky Ruské federace).

Standardní formulář je poskytován také pro platební příkaz. V procesu vytváření jednotných formulářů je povinné vyplňovat účetní dokumenty, jmenovitě všechny poskytnuté grafy (řádky) . Pokud neexistují žádné informace, musí být v příslušném grafu vložena pomlčka.

Za zmínku stojí použití přihlašovacích dokladů, které nejsou v tuto chvíli povinné, se v organizacích stále používají. S ohledem na vnitřní potřeby podniku mohou být tyto formy vylepšeny. Mohou být vhodnější a pohodlnější pro stanovení konkrétních ekonomických akcí. Například můžete odmítnout použití tiskových rekvizit a značek na přední a zadní straně.

Schválení dokumentů primárního účetnictví

Organizace má povinnost schvalovat použité formy primární (4 bod 1/2008-PBU). Je důležité si uvědomit, že jednoduchý odkaz na album jednotných formulářů nebude stačit.

Účetní zásady by měly uvádět konkrétní typy dokumentů z alb, které organizace použije, a seznam osob, které mají právo podepisovat primární dokumenty.

Formuláře mohou být schváleny i jinými místními předpisy. Například příkazem ke schválení formulářů primárních účetních dokladů. Účetní zásady by měly obsahovat odkaz na takový příkaz.

Povinné údaje o účetních dokladech

402-FZ upravuje požadavky na povinné údaje o primárních účetních dokladech. Celkem existuje sedm takových rekvizit:

1. Datum sestavení dokumentu.
2. Jeho jméno.
3. Název ekonomického subjektu, který dokument sestavil.
4. Obsah skutečností hospodářské činnosti.
5. Velikost peněžní nebo přirozené dimenze (s měrnými jednotkami).
6. Pojmenování pozic osob odpovědných za transakci.
7. Podpisy s přepisy odpovědných osob.

Jako takové lze použít některé dokumenty, které nepředstavují primární dokumentaci.

Pokud organizace odráží náklady na nájemné, pak jsou podobné účetní doklady akty a nájemní smlouva. 611 a 622 článků občanského zákoníku stanoví, že v takovém případě musí být vypracovány bilaterální akty přijímání a přenosu odpovědného subjektu. Pokud vezmeme v úvahu článek 753 občanského zákoníku, mohou být primárními dokumenty jednostranné akty.

Dokumentace v účetnictví

Je důležité zvážit zvláštní případy, které se často vyskytují při přípravě dokumentace.

Nepoužívání pečetí. Hlavním účelem pečeti je podpisový průkaz předložený odpovědnou osobou. Od roku 2015 nejsou podniky povinny tisknout. Informace o tisku by se měly projevit ve stanovách organizace (82-FZ). Tisk je nutný pouze v případech stanovených federálními předpisy.

Musí být přítomna na následujících dokumentech: osvědčení o dvojím skladu, akty o výskytu pracovních nehod, dokumenty poskytnuté celním orgánům, plná moc, která umožňuje zastupovat zájmy právnické osoby v soudních případech.

Pečeť není povinnými údaji, ale její přítomnost může být zajištěna formou dokumentu primárního účetnictví, který je schválen vedoucím podnikatelského subjektu.

Dokumenty vypracované na cizí jazyk. Dokumenty mohou být brány v úvahu výhradně v ruštině. Pokud je dokument sestaven v jiném jazyce, měl by být přítomen překlad do ruštiny a měl by být řádek po řádku. Ujištění o převodu není nutné s výjimkou případů stanovených Haagskou úmluvou:

1. Neveřejné měřiče v primárních účetních dokumentech. Údaje hodnotové povahy v dokumentech účetnictví mohou být zrcadleny v podmíněných jednotkách, v měně, v rublech.
2. Primární v elektronické podobě.

402-FZ umožňuje registraci primárních dokumentů hospodářskými subjekty nejen v papírové, ale také v elektronické podobě.

Elektronický dokument musí obsahovat všechny povinné údaje stanovené pro účetní doklady a elektronický podpis.

Elektronické podpisy přicházejí ve třech variantách-jednoduché, zesílené nekvalifikované, zesílené kvalifikované. Podle ministerstva financí může být použit některý z těchto tří podpisů.

Plná moc k podpisu dokumentů primárního účetnictví

Zaměstnanec organizace má právo podepsat, pokud je vypracován jeden z následujících dokumentů:

1. Plná moc k podpisu primární (185-189 články občanského zákoníku).
2. Příkaz k podpisu.

Ve srovnání s příkazem, který dává právo na podpis, může být plná moc vydána osobám, které nejsou zaměstnanci organizace. Na základě dohody smluvních stran lze k podpisu primárních dokumentů použít faksimile (článek 160 občanského zákoníku).

Harmonogram provádění pracovního postupu v účetnictví

Graf pracovního postupu se týká popisu, který může mít podobu tabulky nebo schématu, postupů pro vytváření, pohyb, zpracování, ukládání přihlašovacích údajů. Harmonogram může být schválen jako příloha k účetním zásadám nebo jako místní nařízení. Ve druhém případě musí účetní zásady obsahovat odkaz na tento akt.

Harmonogram pracovního postupu musí nutně odrážet:

1. Lhůty, během nichž musí být vypracovány, převedeny, zpracovány, uloženy dokumenty.
2. Pozice osob odpovědných za operace, které se odrážejí v harmonogramu pracovního postupu (105-P Ministerstvo financí).

Protokol o účtování primární dokumentace

Vedení takového protokolu je spíše pravidlem racionálního vedení dokumentů, nikoli účetnictví. On nezbytné pro registrace přihlašovacích údajů-příchozí a odchozí primární dokumenty. Odborníci doporučují udržovat takový deník v případech, kdy je účetnictví vedeno bez použití specializovaných účetních programů.

Například při použití 1C může být protokol dokumentace vytvořen a vytištěn v případě potřeby. Registr dokladů o přijetí tedy zobrazí dokumenty dodavatelů a registr pokladních dokladů, respektive dokumentaci k pokladně podniku.

Účetnictví na rozdíl od daně umožňuje reflexi skutečností hospodářské činnosti při absenci primární účetní dokumenty, ale pouze pokud dorazí později.

V tomto případě by se fakta o hospodářské činnosti měla projevit v účetnictví pomocí hodnotící hodnoty. Když dokument dorazí, jeho zrušení se neprovede. Měli byste pouze upravit datum jeho přijetí.

Tento přístup je regulován 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstvo financí, AKPI16-443-P slunce.

Výjimkou z tohoto řádu jsou dokumenty týkající se zprostředkovatelských transakcí. Zprostředkovatel je povinen předat veškerou dokumentaci. V případech, kdy je zpráva o provedené transakci vypracována s chybami nebo nepřesnostmi, může mít správce právo vznést námitky do 30 dnů od jeho obdržení (999, 1008 článku GK).

Ukládání a ničení záznamů

Pořadí skladování primární je určeno 558-P Minkultury. Celková doba skladování dokumentace, podle 402-FZ "O účetnictví", článek 9, je 5 let. Odpovědný za organizaci ukládání dokumentace vedoucí podniku.

Některé dokumenty musí být uchovávány delší dobu:

1. O koupi movitého majetku-minimálně 10 let.
2. Transakce s nemovitostmi-na dobu neurčitou.
3. Výpisy z dividend a cestovní doklady na služebních cestách na Dalekém severu – 75 let.

Pokud interní pověření vyprší, mohou být zničeny. O možnosti zničení by měla rozhodnout odborná komise vytvořená každý rok nebo jednající nepřetržitě. Podle výsledků činnosti takové Komise musí být vypracován akt, který odráží seznam dokumentů, které mají být zničeny.

Podnik může odstranit dokumentaci interně nebo ji za tímto účelem převést na specializovaná organizace.

Odpovědnost za vedení primární

Sankce jsou stanoveny za hrubé porušení požadavků k účetnictví a účetní závěrce. Jedním z nejdrsnějších dokumentů je absence povinných primárních účetních dokladů, registrů účetnictví, účetních výkazů, auditorského stanoviska u hospodářského subjektu.

Pokud je zjištěno takové porušení, jsou pokuty uloženy v následujících částkách:

1. Úředníci – 5-10 tisíc. rublů.
2. Opakované porušení úředníky – 10-20 tisíc. rublů nebo diskvalifikace na 1-2 roky.