Archiv oddělení: účel, struktura, způsoby přípravy dokumentů a doba skladování

Resortní archiv plní důležitý úkol, ukládá dokumenty podle data stanoveného zákonem. Zaměstnanci instituce mohou kdykoli zvednout požadovaný papír pro provoz s ní. Úředníci dělají pořádek v této strukturální jednotce, správně sestavují a třídí výpisy a certifikáty, vytvářejí správné podmínky, aby instituce poskytovaly informativní zabezpečení. Až přijde čas, bude resortní archiv předán vyššímu orgánu. Nepotřebné dokumenty budou zveřejněny ke zničení na základě znaleckého posudku.

Hlavní státní úložiště papírů

Jedna organizace je schopna skladovat pouze své papíry. Během jednoho roku se tvoří pořadače případů, velké množství různých výpočetních listů, osvědčení, navzdory počítačové výrobě, papírová média ještě nebyla zrušena. Archiv oddělení vám umožňuje vyčistit oblast účetnictví, oddělení lidských zdrojů z dokumentace zbytečné v určitém okamžiku.

Kdykoli může zaměstnanec nebo řídící orgán potřebovat informace. Referenční údaje potvrdí pracovní zkušenost, výpis prokáže právní skutečnost občanskému nebo rozhodčímu soudu, pokud se náhle objeví spor mezi subjekty. Zaměstnanec se musí obrátit na resortní archiv, pokud nejsou dokumenty o trvanlivosti přesunuty do jiné budovy. Po třídění, když se ukáže, že dokument může být stále užitečný, je doplněn a odeslán pro další bezpečnost.

Podle stavu jsou sklady pro důležité papíry rozděleny:

• všechny certifikáty pro druhů činnosti firmy jsou uloženy v ministerském centrálním průmyslovém archivu;
• dokumentace patřící centrálnímu aparátu a jeho podřízeným organizacím důvěřuje stejnému úložišti;
• odpovědné informace, stejný typ softwaru profesionální činnosti, odrážející finanční toky a obrat, nasměrují archiváře kombinovaného archivu;
• personalizovaná dokumentace pro několik průmyslových odvětví je uložena ve společném meziresortním archivu.

Každá složka úředníka odráží dobu, po kterou je papír otevřen a dokončen. Zaměstnanci tohoto oddělení dohlížejí na správu dokumentů. Spravují postup pro nábor resortního archivu citlivé dokumentace, stav a obsah výrobních případů.

Přípravná fáze

Pro archivní skladování je nutná správná příprava účtů a požadavků-závěrečná fáze v kanceláři instituce. Odborníci budou muset pečlivě pracovat, aby vytvořili postup pro sestavení oddělení archivu citlivé dokumentace.

Musíte projít procesy:

1. Hodnocení textů odborníky z vědecké a praktické aplikace.
2. Registrace složek.
3. Popisy zdrojů pro zjištění, kolik z nich je trvale nebo dlouhodobě uloženo.
4. Vybavení prostor pro dobrý obsah certifikátů;
5. Přenosy po přípravě dokumentů pro skladování do resortního archivu.

Pod dokumentárním vybavením je třeba chápat soubor opatření, která nejsou v rozporu s legislativními ustanoveními.

Charakteristické rysy procesu

V době klasifikace se shromažďuje papír pro převod ze strukturální jednotky na podřízenou organizaci. Za tímto účelem určete profil instituce podle standardních ustanovení nebo jaké dokumenty ukládá a ukládá:

• shromážděné podle průběžných záznamů, které ukončily své použití během období činnosti podniku, ale jsou nezbytné pro neustálý obsah;
• papíry používané v práci zaměstnanců, doba pobytu v organizaci je omezena na 10 let;
• personální certifikáty odrážející údaje o lidských zdrojích;
• informace o personálu předchozích osob působících v podniku, organizací po likvidaci, které byly podřízeny tomuto ministerstvu;
• individuální údaje o osobnostech v různých oborech-věda, umění a jejich nadace shromážděné během činnosti v dané společnosti.

Funkce náboru resortního archivu vám umožňují ukládat cenné dokumenty v tištěných publikacích, vědeckém vývoji, referenčních knihách a normách.

Archivní úkoly a funkce

Dokumentární klasifikace se skládá z akcí:

• dokumentární příjem;
• každoroční vyšetření;
• dekorace pro další skladování.

Do hlavní funkce resortní archiv zahrnuje uchování dokumentů, které poskytují:

• vytvořených podmínek;
• zlepšení režimu teploty a vlhkosti v místnostech;
• provádění opatření pro hygienické požadavky;
• účetní organizace;
• kontrola dostupnosti dokumentů;
• dezinfekce případů;
• obnova;
• příprava na veřejné skladování.

Postup používání údajů se skládá z postupu informování vedení a zaměstnanců o obsahu archivu, vydání požadovaných informací na vyžádání.

Archiváři resortního archivu plní úkoly následující povahy:

1. Poskytují pomoc v nomenklaturních záležitostech.
2. Účastní se odborných prací.
3. Zkontrolujte, jak správně jsou dokumenty vypracovány.
4. Kontrolujte akce v podřízených společnostech.

V pojetí "resortní archiv" jako součást část archivních fondů by neměla být zahrnuta do hlavního systému, je to zdroj pro vyplnění nadřazené státní struktury.

Rozdělení archivů do skupin

Sklady umístěné na území státu jsou klasifikovány podle kritérií, jedná se o archivy:

• konkrétního podniku;
• centrální městské;
• odvětvový;
• společné oddělení a meziresortní.

Pokud vezmeme v úvahu federální silové resortní archivy, příklady poukazují na následující struktury:

1. TSAMO uchovává dokumentaci ministerstva obrany;
2. CA FSB - zde ukládá tajné dokumenty Federální bezpečnostní služba země;
3. TSAVV-v tomto oddělení jsou shromážděny dokumenty ministerstva vnitra.

Archiv lze nalézt v rezidenci prezidenta nebo v jakémkoli předmětu Ruské federace ve formě matričního úřadu.

Jak správně organizovat práci?

Podnikání v podniku jednou začíná od nuly. Pokud nebyl vytvořen, musíte obnovit fáze, provádět organizační práce. Začínající archivář se musí obrátit na standardy a metodické příručky, které by se měly stát stolními knihami zaměstnance. Nejprve je nutná samostatná místnost vybavená regulačními požadavky.

Ukládání dokumentů v resortním archivu, organizace, malý objem, probíhá v kanceláři u úředníka, ve speciální skříni. Jeho zaměstnanec zamkne klíč a utěsní. Specialista provádí audit dokumentárního složení a sestavuje plán organizačních akcí, otevírá účetní protokoly. Existuje klasifikace papírů pro zpracování a třídění pro zničení podle doby uchovávání dokumentů v archivech oddělení.

Archivář třídí dokumenty podle vlastností:

• trvalé skladování;
• personál;
• Desetiletý obsah;
• 3leté papíry, které vyžadují lemování ve složkách s pevným obalem.

Pro přenos informací na papírových médiích do státního úložiště je nutná profesionální analýza.

Legislativní nařízení

Je snadné uvést regulační dokumenty pro archiv oddělení, se kterými archivář musí pracovat, je jich málo. V roce 2004 byl schválen federální zákon č. 125 o správě archivních případů v Ruské federaci. Právní úkon zavazuje vedoucí pracovníky k výrobě a rozpočtových organizací uchovávejte záznamy o dokumentaci vytvořené během činnosti. Za tímto účelem musí být nevyžádané výpisy, osvědčení a platby vynaloženy a převedeny do speciální jednotky pro jejich údržbu podle data splatnosti. Centralizované ukládání papírů po ukončení jejich používání je vytvořeno na základě regulačních a metodických adresářů:

• GOST R 51141-98 odhaluje ustanovení o řízení a archivní případ s pojmy a definicemi;
• základní pravidla pro práci s veřejnými archivy a v organizacích;
• nařízení o státním účetnictví s dokumenty v archivním fondu Ruské federace.

Referenční normy poskytují informace o vedení archivních případů v právním formátu s přihlédnutím ke zkušenostem předních archivářů. Příručky poskytují údaje o použití moderních technologií při organizaci, dalším vedení a ukládání dokumentů.

Počáteční fáze

Zdroje náboru resortních archivů jsou výrobní oddělení:

• ekonomický;
• kádry;
• účetnictví;
• výrobní a technické.

Práce archiváře začíná seznámením s přijatým ustanovením týkajícím se vytvoření této jednotky.

Pokud neexistuje, musíte jej vyvinout přijetím pokynů:

• základní ustanovení;
• podle dokumentárního složení;
• úkoly a funkce;
• organizační práva a pracovní režimy.

Dokumentární záznamy jsou vedeny na principech založených na úplnosti informací a pravdivost faktů.

Grafická forma

Archivář nezávisle určuje formu účtování příchozích papírů. Za tímto účelem vedoucí schvaluje schéma a pořadí fixace. Možná to bude druh výkresu, harmonogram inspekcí podle oddělení, příjem a odepsání nahromaděných, které se staly zbytečnými pro použití výpisů, výpisů. Účetní protokoly se používají pouze v servisní jednotce, nejsou vydávány pracovníkům. Dokumentace z oddělení pochází z aktů, kde se odráží podrobný inventář. Důvodem pro vstup do archivu pořadače může být revize nebo kontrola dokumentů zaměstnance.

Odborná komise

Ne vždy k ničení papírů postačuje autorita archivních zaměstnanců. Shromáždí skupinu odborníků, budou muset provést studii, studovat dokumenty k posouzení. Odborníci berou regulační a metodické informace z ustanovení schválených předními archiváři země ze státních archivních služeb. Provádějí odbornou analýzu shromážděných certifikátů pomocí znaků, jako je historismus, systémovost, integrita. Papír je studován na základě zdrojů jeho vzhledu, aby se objasnily výrobní jevy a vztahy. Zvažte texty na základě spojení se zbytkem dokumentu. Odborné úkoly:

• identifikujte a odeberte důkazy pomocí vědecké identifikace;
• určete stupeň hodnoty listu;
• převést do státní struktury se závěrem.

Na základě předpisů stanoví lhůty pro údržbu papírů:

• dlouhodobý;
• krátký;
• provizorní.

Odborník je schopen stanovit stav papírů a podle potřeby zahájit obnovu ztracených částí. Specialista musí zvednout základnu, aby nahradil chybějící materiály z jiných zdrojů. Tuto práci provádí odborná komise jmenovaná a schválená vedením společnosti. Zahrnuje vzdělané odborníky, kteří jsou obeznámeni s touto oblastí, jakož i zástupce regionální archivní služby. Vytvořená skupina má hlavní úkol při určování hodnoty dokumentů předložených k analýze:

• organizační a správní-vyhlášky, rozkazy, rozhodnutí, protokoly;
• plánovacích;
• vykazovaný.

Komise musí určit dokumentární složení, které musí být ponecháno v organizacích nebo předáno k dalšímu uložení do hlavní kanceláře.

Kromě archivních příruček odborníci používají:

• tematický seznam;
• informace z produkční korespondence;
• výpisy z dokumentace a obsahu.

První příjem výpisů doprovází Historická charakteristika tvůrce fondů a fondu. Případy jsou popsány v referenčním zařízení s designem:

• titulní list;
• obsah;
• předmluva;
• snížení;
• překladatelské tabulky;
• šifra;
• ukazatel.

V katalogu uveďte informace o dokumentárním obsahu, předmětu a předmětu. Umístěte dokumenty na očíslované regály, police a skříně. Digitální označení se používá arabsky, značky musí být jasné. To vyžaduje pořadí topografie, při kterém dodržovat:

• harmonogram vydávání na vyžádání případů;
• pravidelné kontroly podle účetnictví, přítomnosti a stavu;
• přidělení cenné dokumentace k vytvoření pojistného fondu;
• fyzikálně-chemická bezpečnost.

Za jakých podmínek uchovávají informace na papírových médiích?

Uchovávání dokumentů by mělo být v optimálních podmínkách:

• prostory byly zrekonstruovány;
• v pokojích je instalováno zařízení pro hašení požárů a alarm;
• papíry jsou umístěny na policích, v trezorech nebo krabicích.

Papíry jsou skladovány podle režimů:

• teplota-Vlhkost;
• světelného;
• bezpečnostní;
• hygienické a hygienické.

Opravte každou složku v účetních dokladů zavedenému vzorku, kde jsou zaznamenány podrobné informace, počínaje vstupem a končící vyřazením z archivu. Na žádost občanů nebo organizací vznese archivář potřebný případ, aby žadateli poskytl archiv:

• informace;
• výpis z účtu;
• kopii.

Poskytnuté informace jsou ověřeny podpisem a pečetí, pokud nejsou k dispozici žádné údaje, je to také písemně potvrzeno. O žádostech je veden samostatný účetní deník pro úplnost informací a zlepšení archivní činnosti. Co umožňuje:

• přesně uspořádejte dokumentární použití;
• rozvíjet plnohodnotný systém;
• efektivně používejte dokumenty podle skupin a kategorií;
• proveďte průzkum marketingových informací.

Dotazy jsou rozděleny podle témat, sociálně-právní povahy a osobních záležitostí, aby se určila největší poptávka po údajích. Na tomto základě jsou vytvořeny samostatné příručky s využitím kontinuity papírování a archivních služeb. Řádný řád umožňuje použití letitých informací v různých oblastech lidské činnosti. Možná je třeba prokázat nevinu při obvinění z ekonomického zločinu nebo potvrdit účast na vědeckém objevu. Na archivy se obracejí všichni občané, tato oddělení neznají rozdíly ve stavu.