Výkonná kancelář: typy dokumentů a pokyny

Práce s dokumenty je důležitá v každé společnosti a jakékoli instituci. Pro uspořádání tohoto procesu v roce 2009. vláda schválila pravidla pro federální řízení výkonné orgány Č. 477 (dále jen pravidla). Zvažte základní principy tohoto procesu, stejně jako typy dokumentů, podle pravidel, v článku.

Trochu historie

Ruská administrativa se vyvinula ve 3 obdobích. Jedná se o předrevoluční čas, ve kterém se objevila řádná, kolektivní a výkonná kancelář; SSSR, kdy byla vyvinuta jednotná státní správa. systém a došlo k přechodu k dokumentačnímu zajištění řízení; moderní administrativní práce.

Kancelář projednaná v článku se objevila v důsledku reforem Alexandra 1. Nejvyšší státní instituce pak byly senát, Výbor ministrů, Státní rada a Rada ministrů. Jejich činnost byla založena na kolegialitě.

Spolu se vznikem ministerstev byl dán impuls k rozvoji řídícího systému řízení. Organizační zařízení začalo být stejné povahy, rozhodnutí o řízení byla prováděna samostatně úředníky v rámci stávající kompetence. Byl také stanoven princip hierarchie, při kterém funkce byly rozděleny v přísném souladu s povinnostmi úředníků určitých jednotek. To vše mělo velký vliv na kancelář ministerstev.

Výkonná kancelář včera a dnes

Před přijetím pravidel platila typická instrukce pro výkonnou výrobu. To však bylo schváleno Ministerstvem kultury a masové komunikace v Ruské federaci, na rozdíl od pravidel, která vydala vláda Ruské federace. Je třeba říci, že pravidla se stala prvním dokumentem o papírování, který byl přijat na tak vysoké úrovni.

Tato pravidla se vztahují na následující struktury:

• Federální ministerstva, služby a agentury provozované prezidentem a struktury, které jsou podřízeny těmto ministerstvům.
• Ministerstva spravovaná vládou i podřízené struktury.
• Federální služby a agentury provozované vládou.

Tato pravidla platí také ve vztazích regionálních a obecních orgánů. V tomto případě dokument stanoví takové široké použití na právní důvod. A dříve platné pokyny pro řízení ve výkonných orgánech byly přímo určeny pouze federálním orgánům, ale ve skutečnosti byly použity všude, dokonce i nestátními organizacemi.

V části 6 pravidel se hovoří o přítomnosti povinných údajů o dokumentu, které by měly být zahrnuty do toku dokumentů elektronického formátu, jakož i vyhledávání a účetnictví (více o tom je uvedeno níže). Pro optimalizaci postupu jsou v jednotlivých divizích vyvíjeny metodické pokyny pro kancelářské práce ve výkonných orgánech. V nich jsou všechny procesy konkretizovány.

Státní struktury často potřebují korespondenci s jinými orgány, stejně jako s právnickými osobami a fyzickými osobami. Za tímto účelem se řídí ustanoveními usnesení vlády Č. 221 " o schválení pravidel poskytnutí služeb poštovní komunikace". Tyto normy jsou zvláště vyžadovány, pokud se adresát z nějakého důvodu snaží vyhnout informacím.

Výzdoba

Pokud jde o pravidla řízení ve výkonných orgánech, je třeba objasnit následující. Nevztahují se na dokumenty, které obsahují informace o státním tajemství. Ve vztahu k posledně jmenovaným platí další pokyny.

Kancelář federálních výkonných orgánů s jinými dokumenty je stanovena v příslušných pokynech, které státní orgán vyvíjí na základě pravidel s přihlédnutím ke specifikům své činnosti. Instrukce je schválena vedením státního orgánu v oblasti archivní případ.

Jak jsou dokumenty vytvářeny, je uvedeno v části 3 pravidel. V nich se tedy opakují samostatná ustanovení, která jsou uvedena v GOST P 6.30-2003 "sjednocené systémy dokumentace". Příslušné dokumenty musí být vypracovány následovně:

• Na formulářích. Obsahují rekvizity v levém horním rohu listu, pokud je použita úhlová varianta nebo uprostřed podél horního okraje – při použití podélné varianty.
• Na standardních listech A4 nebo A5.
• Jako elektronické dokumenty.

Dokumenty, které jsou vydávány na standardních listech a formulářích, mají okraje 20 mm a 10 mm.

Základní informace v dokumentech

Seznam podrobností, které by měly být obsaženy na formuláři, a další informace zahrnují následující údaje:

• Erb Ruska.
• Název státní struktury.
• Pozice toho, kdo dal svůj podpis.
• Úřední osoba.
• Druh dokumentu.
• Místo jeho vydání.
• Základní informace o výkonné státní struktuře.
• Příjemce.
• Datum sestavení.
• Číslo uvedené při registraci.
• Název dokumentu.
• Text.
• Seznam aplikací.
• Hmatník o souhlasu a schválení.
• Víza a razítko nebo potvrzení kopie.
• Údaje o exekutorovi.
• Označení provedené kontroly.
• Označení výkonu.
• Označení, které dokument obsahuje citlivé informace.

Schvalování dokumentů se provádí prostřednictvím dohledu oprávněné osoby. Pokud je vytvořen přímo ve výkonném státním orgánu, pak se koordinace provádí s jinými státními strukturami, po kterých je vypracován příslušný list, protokol nebo dopis.

Oběh dokladů

Pracovní postup výkonné kanceláře se skládá z následující dokumentace:

• Příchozí.
• Odchozí.
• Vnitřní.

Odesílání a doručování se provádí prostřednictvím pošty, e-mailu nebo feldjegerské komunikace.

Příchozí dokumenty

U příchozích dokumentů by měly být provedeny následující manipulace:

1. Primární zpracování, při kterém je zkontrolováno doručení, dostupnost dokumentů, jejich distribuce podle principu potřeby registrace nebo neexistence.
2. Registrace. Obvykle se provádí ve stejný den jako přijetí nebo vytvoření dokumentu.
3. Jeho posouzení vedením výkonného orgánu.
4. Předání úředníkovi za účelem provedení. Pokud existuje několik účinkujících, pak je dokument předán odpovědné osobě a kopie jsou předány ostatním.
5. Podle výsledků provádění umístění dokumentu do případu.

Pokud mluvíme o dokumentech ve formě odvolání občanů, pak jsou zvažovány samostatně.

Odchozí a interní dokumenty

Vytvořené dokumenty po jejich uzavření vedením výkonného státního orgánu jsou převedeny do služby, která se zabývá kancelářskými pracemi. Tam jsou kontrolovány z hlediska správnosti designu, úplnosti a shody požadovaného počtu kopií. Pokud se ukáže, že dokument není správně vypracován, vrátí se. Registrace se provádí po podpisu nebo schválení - ve stejný nebo následující den. Odeslání se provádí v podobném časovém rámci.

Dokumenty jsou předávány mezi odděleními pomocí služby kancelářské práce. Služba také shrnuje a analyzuje údaje o počtu příchozích, sestavených a odchozích papírů a předkládá je vedení.

Dokumentární nadace

V procesu papírování se ve federálních výkonných orgánech vytváří dokumentární fond, který se skládá z dokumentů vytvořených v příslušném období. Jejich seznam je vypracován a koordinován se státním orgánem v oblasti archivnictví.

Vytvoření dokumentárního fondu provádí příslušná služba prostřednictvím vzdělávání nomenklatury případů, jejich registrace, uchování, účetnictví a převodu do archivu. Práce s nomenklaturou se provádí v následujícím pořadí:

1. Vypracování divizí výkonného státního orgánu na základě případů. Názvy divizí jsou názvy příslušných sekcí.
2. Souhlas hlavní odborné komise výkonného orgánu i jeho nadřízeného do jednoho roku, zavedení zákonné platnosti od začátku příštího roku.
3. Jednou za 5 let se dohodne s odbornou komisí archivního oddělení, kde jsou případy převedeny na trvalé úložiště.
4. Koordinace s odbornou komisí archivu při změně struktury a činnosti výkonné gosorgan.

Vydávání případů

Případy se vytvářejí podle jejich nomenklatury a dodržování pravidel systematizace dokumentace, jejich seskupení pro dočasné skladování (až deset let a více) nebo trvalý Typ. Před předáním případů do archivu pro úschovu nebo zničení jsou podle pravidel řízení ve federálních výkonných orgánech obsaženy v jednotce podle místa jejich vzniku.

Případy mohou být zaměstnancům vydávány k dočasnému použití. Období je stanoveno vedoucím výkonné struktury. Po uplynutí stanovené lhůty by měly být vráceny do archivu. Pokud žádost pochází od jiných státních orgánů, jsou vydávány se souhlasem vedoucího výkonného státního orgánu nebo jeho zástupce, jehož kompetencí je řešení takových otázek.

V některých případech mohou být se souhlasem vedoucího dokumenty staženy z případů trvalého skladování. V tomto případě se vytvoří kopie, která je ověřena předepsaným způsobem a je vypracován zákon o důvodech vydání.

Případy jsou předávány ve lhůtách stanovených pravidly. Při trvalém nebo dočasném skladování déle než deset let se předávají nejdříve za rok a nejpozději do 3 let od použití nebo skladování v příslušných jednotkách. Do archivu jsou případy předávány podle popisu a osobního složení. Ale případy dočasného skladování až deset let, nejsou převedeny do archivu, ale zničeny. Inventář je sestaven na základě nomenklatury případů.

Tvorba nomenklatury, popisy, jejich registrace a zničení případů dočasného skladování je určena státním orgánem.

Elektronické dokumenty

Ve státních výkonných orgánech se kromě standardu provádí správa dokumentů v elektronickém formátu. Podobné dokumenty jsou podepsány pomocí elektronických digitálních podpisů, které platí na základě zákona o elektronickém digitálním podpisu č. 1-FZ.

Přijímání a odesílání těchto dokumentů provádí výkonná kancelář. Po obdržení data dokumentů služba ověřuje pravost elektronického digitálního podpisu. Když jsou předány elektronické dokumenty, které byly předloženy k posouzení vedení, jakož i při jejich doporučení jednotkám a exekutorům, jsou předány také informace o registraci. Při jejich přezkoumání a sladění mohou být použity triky pro potvrzení akcí s elektronickými dokumenty, pokud není použit odpovídající podpis.

Účetnictví se provádí v systému elektronické workflow, ve kterém je jednotka považována za elektronický dokument. Provedené dokumenty jsou podle nomenklatury systematizovány do případů. Při jeho přípravě je uvedeno, že případ probíhá v elektronickém formátu.

Ukládání a ničení elektronické dokumentace

Po konečné fázi papírování ve federálních výkonných orgánech (prováděcích dokumentech) jsou uchovávány po dobu stanovenou pro podobné papírové dokumenty. Po uplynutí stanovené lhůty podléhají zničení. Tento proces se provádí na základě aktu vedoucího výkonného státního orgánu.

Jaké informace by měly být uvedeny při účtování?

Pro rychlé vyhledávání a účtování elektronických dokumentů se používají následující informace:

• Údaje o adresátovi a adresátovi.
• Údaje o úředníkovi, který podepsal.
• Druh elektronického dokumentu.
• Datum a číslo.
• Datum přijetí a číslo registrace.
• Odkaz na odchozí číslo a datum.
• Název textu.
• Index.
• Informace o přesměrování.
• Počet listů.
• Počet aplikací.
• Pokyny k provedení.
• Informace o exekutorovi.
• Indikace soukromí.

Závěr

Řízení ve výkonných orgánech se nyní provádí na základě příslušných předpisů, které jsou přijaty Vládou země. Podle nich jsou dokumenty příchozí, odchozí a interní. Každý z nich je sestaven podle zavedenými principy na formulářích listů určitého formátu nebo ve formě elektronických dokumentů a má všechny potřebné informace dostatečné pro rychlou identifikaci, účetnictví a vyhledávání.