Co je primární dokumentace v účetnictví? Definice, typy, funkce a požadavky na plnění

Účetnictví jakéhokoli podniku se zabývá primárním vykazováním. Seznam primární dokumentace v účetnictví zahrnuje několik povinných papírů. Každá z nich souvisí s fázemi obchodního procesu. V případě, že zaměstnanci organizace nejsou zapojeni do vedení primární dokumentace v "1C: Účetnictví", společnost čeká na hmatatelné sankce.

Co to je?

Účtování primární dokumentace v účetnictví je nejvyšší prioritou. Všechny činnosti prováděné v tomto směru jsou regulovány FZ "O účetnictví". V prvním odstavci deváté kapitoly se tedy uvádí, že k primární dokumentaci lze připsat jakýkoli řádně vydaný a ověřený papír, který odráží různé epizody hospodářské činnosti společnosti. Mimochodem, tyto epizody se nazývají:

• získání peněz za zboží nebo služby poskytované podnikem;
• převod prostředků za přijaté TMC.

Kromě povinného seznamu primární dokumentace v účetnictví je tedy k dispozici další. Obvykle se tvoří podle přání vedení firmy. A vkládají do něj formuláře, které mají informace o výměnách, které nemají finanční základ.

Vlastnosti práce s primární dokumentací v účetnictví

První, co následuje všimnout si, to jsou všechny hlavičkové papíry "prvenství" musí souviset s převodem hotovosti. Proto do tohoto seznamu nezahrnujte plnou moc získání dokumentů.

Skladování tohoto typu papíru se provádí po dobu nejméně pěti let od data podpisu. Při daňových kontrolách vyžaduje Inspektor primární dokumentaci po dobu jednoho až tří let. Tímto způsobem lze dokumenty s delší dobou uchovávat v archivu. Po pěti letech je lze zcela zlikvidovat. Zničení se provádí "prvenství" podle vnitrostátních stanov společnosti a právních předpisů země. Tento postup je poměrně složitý a časově náročný. Proto mnoho podniků ukládá "primitiv" dokud je v účetnictví místo. Doba uchovávání dokumentů v archivu v Rusku není nijak omezena.

Seznam

Abyste pochopili, co je primární dokumentace v účetnictví, musíte vědět, jaké typy dokumentů zahrnuje. Je třeba připomenout, že mluvíme o papírech souvisejících s pohybem hotovosti. Zde je seznam toho, co je součástí primární dokumentace v účetnictví:

1. Smlouva.
2. Účet za platbu.
3. Pokladní a komoditní šeky.
4. Formuláře pro přísné podávání zpráv.
5. Akta.
6. Režijní.

Další podrobnosti o každém z těchto primárních dokumentů jsou uvedeny v následujících odstavcích.

Smlouva

Tato položka způsobuje mnoho sporů mezi zaměstnanci účetního oddělení. Faktem je, že primární dokumentace v účetnictví by měla být v každém případě uložena, ale smlouvy se někdy usazují u právníků nebo dokonce v oddělení lidských zdrojů. Ale je tu i druhá strana mince. Koneckonců, smlouva je základem pro transakce související s pohyby peněžních toků.

Účet

Tento formulář odkazuje na primární dokumentaci v účetnictví. Co je to účet, ví každý účastník obchodního procesu. Ve skutečnosti je tento dokument základem pro převod peněžních prostředků za přijaté zboží nebo služby. Pokud jedna ze stran přijme účet, znamená to že mlčky souhlasí s provedením transakce. Může také obsahovat informace týkající se dříve dosažené dohody. Účet obsahuje nejen tyto údaje, ale také postup pro vrácení peněz v případě této potřeby.

Nákladní list

Tento papír je jedním z nejjasnějších zástupců primární dokumentace v účetnictví. Faktem je, že obsahuje úplný seznam zboží odeslaného kupujícímu. V tomto případě mluvíme jak o hotových výrobcích, tak o surovinách. Nákladní list je sestaven v neomezeném počtu kopií. Tento bod nemá jasné nařízení a ve skutečnosti je založen pouze na tom, kolik stran tento druh dokumentu potřebuje. To znamená, kolik účastníků transakce, tolik a musí být poskytnuty kopie. Je třeba si uvědomit, že platné jsou pouze formuláře, na kterých stojí podpis odpovědné osoby. Tisk nebo razítko v této situaci není povinné.

Akt přijímání a přenosu

Zpracování primární dokumentace v účetnictví provádějí obyčejní zaměstnanci tohoto oddělení. Nejčastěji přicházejí jako podpůrný dokument skutky provedené práce (služeb). Tento papír, jak pochopitelné z jeho názvu se sestavuje po poskytnutí služeb nebo provedení práce. Akt přijetí a převodu, podepsaný obousměrně, je považován za platný. Existují případy, kdy jeden z protistran odmítne dokument navštívit. V této situaci může být formulář ověřen pouze jednou stranou, ale pokud jsou při jeho podpisu přítomni pozorovatelé. Kromě základních informací může akt přijímání a přenosu zahrnovat údaje objasňující nebo objasňující povahy. Obvykle jsou zapsány do speciálně vytvořené tabulky. Pokud jde o vidění pečetí, je vždy vítáno, ale pokud není otisk, papír není neplatný. Je třeba poznamenat, že při vedení primární dokumentace v účetnictví by měl být zákon odrážející pohyb operačního systému podniku také zařazen do seznamu primárních dokumentů.

Výplatní listina

Tento typ primární dokumentace odráží pohyb finanční prostředky mezi podnikem a jeho zaměstnanci. Kromě jistiny mzda, zahrnuje všechny bonusy a kompenzace. Hlavním účetním je v této situaci hlavní účetní spolu s vedoucím podniku. Aby byl dokument platný a mohl vstoupit v platnost, je nutné jej navštívit pečetí. Pokud to není provedeno, lze formulář považovat za neplatný. Ve dvou výše uvedených dokumentech je tato pečeť volitelná.

Pokladní doklady

Tento seznam obsahuje následující formuláře:

• farní rozkaz,
• výdajový rozkaz,
• pokladní kniha.

Tato primární dokumentace obsahuje co nejúplnější informace pokud jde o peněžní toky. Pokladní příkazy jsou rozděleny do několika typů. Nejčastěji se tedy v účetnictví používají ko-1, KO-2 a Ko-4. Odrážejí všechny skutečnosti hospodářského života organizace. Při daňové kontrole jsou tedy inspektoři nejvíce vybíraví. Kromě těchto typů existují hlavičkové papíry ko-3 a Ko-5. Třetí je protokol registrace pokladních příkazů a pátý zohledňuje pohyby hotovosti v podniku. Inspektoři zpravidla věnují těmto druhům primární dokumentace mnohem menší pozornost. Pokud jde o jejich skladování a zpracování, tyto procesy se provádějí v souladu s obecným řádem.

Rozdělení podle fáze uzavření obchodu

Každá transakce je rozdělena do tří fází. A každému z nich odpovídá konkrétní dokumentace.

Nejprve se strany vždy dohodnou na podmínkách transakce. V tomto okamžiku uzavřou smlouvu a vyúčtují platbu. Poté jedna ze stran provede příspěvek na vyžádání. A na podporu toho je plátce povinen poskytnout podpůrné dokumenty. Pokud byly prostředky odeslány z běžného účtu, musí být předložen výpis. Pokud je platba provedena pomocí hotovosti, potvrzení se provádí poskytnutím pokladních šeků, formulářů s přísnými výkazy nebo potvrzení. Poslední fází jakékoli transakce je poskytování placeného zboží nebo služeb. Tento bod musí být potvrzen aktem provedených práce (služby) nebo nákladní list, pokud mluvíme o různých druzích produktů.

Požadavky na plnění

Pro správné vedení pracovního postupu nestačí jen vědět, co je primární dokumentace v účetnictví. Je důležité zvážit základní požadavky na jeho vyplnění. Za prvé, každý blank by měl mít své vlastní jméno. Zpracovatel dokumentu je také povinen uvést datum vzniku této zprávy a název podniku. Pod podnikem se rozumí dodavatel, dodavatel nebo kupující. Bankovní údaje, Iniciály úředníků a název operace jsou také uvedeny v samostatných grafech primární dokumentace v účetnictví. Co je název operace, každý ví, ale stojí za to si pamatovat, že tato hodnota musí být nutně vyjádřena v kvantitativní formě. Posledním bodem složení tohoto typu papíru je stanovení podpisu a tisku odpovědných osob.

Provádění úprav

Při práci s velkým počtem dokumentů se zaměstnanci často dopouštějí chyb. Je nutné je opravit podle pravidel stanovených zákonem. Existují dva typy úprav:

1. Pro přísné podávání zpráv. Pokud je třeba do formuláře provést malou úpravu, je odpovědná osoba povinna tenkou čarou přeškrtnout nesprávný řádek a uvést na něj správný záznam. Chcete-li potvrdit platnost provedené úpravy na papíře, musíte napsat "Opravené věřit" a ověřte formulář podpisem a pečetí úředníka. Pokud dokument nelze opravit bodově, je odpovědná osoba povinna přeškrtnout nesprávně vytvořený formulář z rohu do rohu tenkou červenou čarou. Musí být také zapsána značka "Zrušeno". Po vytvoření správné instance je zakázáno zničit chybnou instanci.
2. Pro laxní dokumentaci. V tomto případě je poškozený formulář zničen a je vytvořen papír se správně uvedenými informacemi.

Stojí za to vědět, že přeškrtnutí musí být provedeno pouze velmi tenkou čarou. Pokud zaměstnanec přeškrtne text tak, aby se stal nečitelným, je to velmi hrubá chyba.