Popis práce správce kanceláře: povinnosti, funkce a práva

Ve většině veřejných zařízení jsou prvními, které potkáte, když sotva překročíte práh, správce. Tyto odborníky najímají hotely, salony krásy, restaurace a samozřejmě kancelářské instituce. Mají mnoho povinností, počínaje komunikací s hosty a partnery a konče zpracováním dokumentace.

Zvláštnost

Stojí za to říci, že správce je velmi univerzální profese, která může zahrnovat všestranné povinnosti. Výhodou pro začínající odborníky je, že v určité oblasti nevyžaduje žádné hluboké znalosti.

Potenciální zaměstnavatelé kladou větší důraz na osobní vlastnosti. Potenciální kandidát na pozici správce kanceláře by měl být mírně společenský, měl by být schopen navázat kontakty s různými lidmi, kompetentně vyjádřit své vlastní myšlenky. Výhodou bude také přítomnost zájmu o vybranou oblast činnosti a schopnost projevovat odolnost vůči stresu. Poslední kvalita se jistě hodí budoucímu správci. Bude muset komunikovat s obrovským počtem návštěvníků, mezi nimiž budou určitě konfliktní. I v takových situacích však musí být Správce schopen zůstat zdvořilý.

Je třeba poznamenat, že v závislosti na politice společnosti v otázce náboru zaměstnanců mohou být kladeny požadavky na přítomnost vysokoškolského vzdělávání, schopnost pracovat s kancelářskými stroji atd.d.

Pracovní plán na této pozici je obvykle určen provozním režimem zařízení, protože je to správce, který jej ráno otevře a večer uzavře. Při 24hodinové práci je však pro zaměstnance vypracován plán směny. Kanceláře v podobném režimu obvykle nefungují.

Stojí také všimnout si skutečnost, že správce a manažer kanceláře jsou různé profese. Vedoucí Kanceláře ve skutečnosti řídí ostatní zaměstnance. Správce Na rozdíl od něj tuto funkci neprovádí. Vykonává pouze své vlastní funkce a v případě potřeby komunikuje s ostatními zaměstnanci kanceláře.

Základní povinnosti

Správce kanceláře, zatímco na pracovišti, musí provádět značné množství úkolů, které mu vedení ukládá. Pojďme je stručně uvést.

• Příjem a následné přidělování telefonních hovorů. Během jednání musí správce zachytit informace a předat je zaměstnancům. V případě potřeby by měl být hovor předán jinému oddělení.
• Povinnosti správce kanceláře zahrnují klauzuli, ve které musí zaměstnanec poskytovat primární poradenství potenciálním klientům.
• Potřeba zpracování příchozí i odchozí dokumentace.
• Zveřejňování volných pracovních míst na specializovaných portálech a v personálních agenturách. Povinnosti správce kanceláře také zahrnují provádění primárních rozhovorů s potenciálními kandidáty.
• Nákup kancelářských potřeb i spotřebního materiálu, nezbytné pro zajištění nepřetržitého provozu kancelářského vybavení.

Kromě výše uvedených povinností správce kanceláře ve skutečnosti neustále komunikuje s lidmi. Jedná se o potenciální zákazníky i stávající zaměstnance společnosti. Právě na tohoto specialistu spadají povinnosti spojené s plánováním zaměstnanců.

Práva

Počet práv je oproti povinnostem výrazně nižší. Co tedy umožňuje správci kanceláře instrukce?

• Jednat jménem společnosti zastupováním jejích zájmů při interakci s jinými podniky.
• Provádět interakce s ostatními zaměstnanci v rámci svěřených pravomocí.
• Předkládat návrhy na zlepšení činnosti organizace.

Funkce správce kanceláře

Na pracovišti musí tento specialista vykonávat značný počet úkolů, které mu byly přiděleny:

• Příprava kanceláře.
• Udržování pořádku.
• Obsluha návštěvníků.
• Telefonní služba.

Ve skutečnosti může být počet funkcí větší. Závisí to na seznamu pracovních povinností správce kanceláře v konkrétní instituci.

Příprava kanceláře

Plnění přidělených funkcí obvykle začíná přípravou na nový pracovní den. Při příjezdu na své pracoviště Správce zkontroluje práci kancelářského vybavení, dostupnost spotřebního a papírnického materiálu. Dále by se měl odborník seznámit se seznamem návštěvníků a vytvořit podmínky pro jejich setkání.

Udržování pořádku

Správce by se neměl přímo zabývat úklidem a jinými činnostmi, aby udržel pořádek v kanceláři. Mezi jeho povinnosti však patří potřeba koordinovat práci obsluhy. Měl by vypracovat plán čištění a také uvést jeho trvání.

Obsluha návštěvníků

Povinností správce je také jednat s návštěvníky o době návštěvy, koordinovat je s nadřízeným. Harmonogram návštěv musí být vypracován tak, aby nedocházelo k překryvům a aby nikdo nemusel trávit čas čekáním. Kromě toho musí správce přivítat návštěvníky. Je to on, kdo vytváří první dojem.

Telefonní služba

Tato funkce je svěřena administrátorovi, aby zbavil vedoucího jednání a neodváděl ho od pracovního postupu. Některé otázky zaměstnanec může vyřešit sám nebo zapsat návštěvníka na schůzku podle plánu nadřízeného. Při výkonu těchto funkcí musí zaměstnanec určitě dodržovat důvěrnost, aniž by cizincům prozradil informace, které má k dispozici.

Ukázka

Popis úlohy správce kanceláře může zahrnovat různé položky v závislosti na požadavcích konkrétní organizace. Obvykle však stanoví standardní podmínky, které se mýlí jako vzorek.

• Společná ustanovení.
• Požadavky na kvalifikaci. Pro potenciálního administrátora je zpravidla postačující sekundární speciální vzdělávání. Mít zkušenosti bude nepochybně výhodou.
• Povinnost. Bez tohoto odstavce není úplný žádný popis práce.
• Práva. Správce má například právo předkládat návrhy na zlepšení činnosti podniku.
• Další ustanovení, která mohou zahrnovat položky, které nejsou zahrnuty do jiných sekcí.

Je obvyklé poskytovat popis práce novému zaměstnanci ke kontrole, jehož skutečnost musí potvrdit svým vlastním podpisem.

Pracovní místo

Pokyny pro ochranu práce pro správce kanceláře kladou určité požadavky na pracovní podmínky. Například pracoviště musí být umístěno tak, aby zaměstnanec pohodlně plnil své vlastní povinnosti. Obvykle se nachází v blízkosti kanceláře vedoucího a umožňuje vám sledovat ostatní zaměstnance.

Je třeba pochopit, že při plnění povinností musí správce i ostatní zaměstnanci často používat kancelářské vybavení. Proto je nutné jej umístit tak, aby byl přístupný pro krátký provoz.

Jedním z důležitých úkolů, který není jasně uveden v popisu práce správce, je plnit role spojení mezi přímým nadřízeným a podřízenými. Zaměstnanec by se proto měl pokusit vytvořit příznivé prostředí a navázat kontakty s dalšími odborníky. Je důležité nejen správně předávat pokyny vedoucího, ale také být schopen kontrolovat přesnost jejich provádění.

Z tohoto důvodu je důležitým faktorem při dosahování úspěchu v této pozici schopnost navázat kontakty s ostatními. To platí jak pro manažery, tak pro podřízené. Pokud jde o osobní vlastnosti, organizace a odolnost proti stresu jsou z nich považovány za velmi důležité, což umožňuje vést ostatní zaměstnance a zůstat v klidu i při komunikaci s konfliktními návštěvníky.