Služební poznámka: vzorek, funkce plnění

Chcete-li takový dokument správně sestavit, prostudujte si ukázku služební poznámky o služební cestě. To umožní účetnímu získat všechny potřebné informace a následně přesně účtovat cestovní kanceláře. Navíc se zaměřením na konkrétní vzorek zaměstnanec nezmešká potřebné informace a do dokumentu vloží všechny požadované informace.

Pro jaké účely se používá

K vytvoření intraorganizačního dokumentu se používá ukázka služební poznámky na služební cestě. Zaznamenává data odjezdu a příjezdu specialisty. V tomto papíru je také uvedeno skutečné místo pobytu zaměstnance.

Použití služební poznámky (ukázka níže) je nutné, pokud:

• zaměstnanec nemá doklady, které by mohly potvrdit jeho skutečný pobyt na požadovaném místě;
• cesta se provádí pronajatou, osobní nebo servisní dopravou.

Úkolem poznámky je usnadnit proces účtování účetního za den. Bez informací o skutečném počtu dnů strávených na služební cestě bude přesné vypořádání s vracejícím se zaměstnancem problematické.

Struktura

Pro formulář je vhodný list papíru A4. Pokud se zaměříte na standardní ukázkovou servisní poznámku o služební cestě, měla by být struktura dokumentu následující:

1. F. A. O. správcovské společnosti. Napsáno v horním rohu.
2. Iniciály vedoucího jednotky. Je indikován v přítomnosti takové pozice ve společnosti. Napsáno zdola pod prvními iniciálami. Zde jsou uvedena data (F. A. O.) zaměstnanci.
3. Název dokumentu. Napsáno ve střední části listu. Zde musíte uvést název dokumentu a jeho obsah. Zaměstnanec může svobodně uvést podstatu služební poznámky o služební cestě. Vzorek v této fázi plnění povinných struktur neobsahuje.
4. Přiložené dokumenty. Jejich seznam musí být napsán ve spodní části formuláře.

Přestože neexistují žádné přísné požadavky týkající se prezentace podstaty odvolání, musí být v dokumentu přítomny určité informace. Mluvíme o následujících informacích:

• data odjezdu a návratu;
• cíl cesty;
• model, registrační číslo, název a značka dopravní prostředek, který byl použit (ať už pronajatý, služební nebo osobní);
• datum, kdy byl dokument vypracován, jeho číslo a podpis zaměstnance s přepisem.

Nuance designu

Přestože vzorek služební poznámky může být napsán v počítači a vytištěn, zaměstnanec musí psát ručně. Je povoleno používat běžný list papíru, ale častěji je vracejícímu se zaměstnanci vydán hlavičkový papír.

Celková struktura dokumentu v různých společnostech je podobná, ale zákon nezakazuje podnikům navrhovat své vzorky poznámek. Po služební cestě pracovníci v každém případě uvedou stejné informace. Rozdíly mohou vyplývat ze specifik vnitřních procesů organizace.

Na základě ustanovení č. 749 (bod 3) musí každá společnost vypracovat takový dokument, aby odrážel požadovaný tvar a obsah poznámky použité v konkrétním podniku. Hlavní věcí je nezapomenout uvést základní údaje (číslo, datum objednávky, značka auta a t. d.).

Doprovodné dokumenty

Kromě samotné poznámky je zaměstnanec povinen předložit další dokumenty. Jde o dokumentaci jako:

Pokud z různých důvodů takové výpisy nefungovaly, pak zaměstnanec, který se vrátil z cesty, bude muset předložit servisní poznámku. Je důležité, aby obsahovala značku zadanou přijímající stranou, která potvrdí uvedené údaje týkající se služební cesty: datum a čas příjezdu/odjezdu a místo pobytu.

Výsledky

Poznámka o služební cestě vám umožní usnadnit podávání zpráv o firmě a usnadnit práci účetního. Aby pracovníci neudělali chyby a řádně vyplnili takový dokument, každá společnost sestaví svůj vlastní vzorek, s přihlédnutím ke všem charakteristikám vnitřních procesů organizace.