Obchodní dopis v angličtině: vzor kompilace, typové fráze

Obchodní dopis je krátký oficiální dokument s danou strukturou. Má určitý formát. Schopnost psát to může být užitečná za různých okolností. Od podání žádosti o zaměstnání až po napsání poděkování nebo zaslání omluvy. Tento článek bude obsahovat podrobný popis jak napsat obchodní dopis + vzorek v angličtině. Je důležité, že registrace a struktura obchodního dopisu závisí na jeho typu.

Hlavní typy obchodních dopisů

• Prodejní dopisy, komerční (prodejní dopisy). Direct mail, který slouží k informování svých potenciálních zákazníků o nabízení, jaké služby a podmínky. Dopis odhaluje výhody spolupráce a má za cíl zaujmout zákazníka.

• Dopisy o obchodní nabídce (Business Proposal Letters). Nabídka dohody nebo partnerství. Dopis naznačuje, co obě strany z dohody získají, jaké výhody a výhody.

• Odeslání žádosti (Making an Inquiry). Dopis obsahuje žádost o poskytnutí dalších informací o produktu nebo službě ve formě brožur, katalogů, telefonních kontaktů atd. d.

• Odpověď na dotaz (Replying to an Inquiry). Úspěšná odpověď na dotaz vám může pomoci dokončit prodej nebo vést k novému prodeji. Zákazníci, kteří zadávají žádosti, mají zájem o konkrétní informace.

• Obchodní pozdravy (Business Congratulations). Pokud někdo z vašich bývalých kolegů nebo známých zahájil novou firmu nebo byl povýšen, je psaní dopisu skvělou příležitostí poblahopřát mu.

• Dopis o propuštění (Resignation Email). Někdy musí shodou okolností místo hovoru nebo osobního setkání poslat e-mail. Profesionálně a zdvořile napsaný dopis vám pomůže zůstat v dobrém vztahu se zaměstnavatelem.

• Poděkování (Děkuji vám Letter). Pokud vám obchodní partner poskytl pomoc nebo klient někomu doporučil vaše služby, pak je takový dopis dobrou příležitostí poděkovat. Poděkování kromě prokázání vašeho uznání může přispět k vaší kariéře, pomoci vám získat pracovní nabídku a posílit vztah se zákazníkem nebo poskytovatelem.

• Omluvný dopis (Apology Letter). Omluva se může zdát jako obtížný krok, ale když to zvládnete, určitě uděláte dobrý dojem. Omluvu lze podat jak osobním jménem, tak jménem společnosti.

• Reklamace (Making a Claim). Tyto dopisy se používají k uplatnění nároků v souvislosti s neuspokojivou prací nebo produkty společnosti. Pokud zákazník není spokojen s prací dodavatele, napíše dopis s požadavky na provedení práce kvalitněji.

• Průvodní dopis (Cover Letter). Při žádosti o novou pozici jsou nesmírně důležité. Měly by zahrnovat stručný úvod, zdůraznit nejdůležitější informace ve vašem životopisu a přesvědčit potenciálního zaměstnavatele, že jste pro tuto práci vhodní.

Pravidla pro psaní obchodního dopisu

1. Text dopisu by měl být přímý a stručný.
2. Informace v textu by měly být spolehlivé.
3. Nežádoucí použití zkrácených slov.
4. Nedostatek oprav a přeškrtnutí.
5. Význam by neměl být dvojí.
6. Použití slangu je nepřijatelné.
7. Odvolání musí být zdvořilé.

Také pokud píšete e-mail:

1. Věnujte pozornost výběru velikosti, barvy písma. Zkontrolujte, zda je váš dopis napsán jednoduchým a profesionálním písmem. Jinak adresát nemusí ani přidělit čas na přečtení takového dopisu. Příliš malé nebo nepochopitelné písmo může způsobit, že váš dopis zůstane nepřečtený.
2. Nejvhodnější jsou písma Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Doporučená velikost písma je 10-12. Velikost závisí na délce vaší zprávy. Snažte se, aby se dopis vešel na jednu stránku.
4. Vyhněte se tučným písmem, podtržítkům a kurzívě. Takové dopisy mohou být nepříjemné číst.

Před odesláním e-mailu zkontrolujte gramotnost a pravopisné chyby, t. k. jejich přítomnost může příjemce odcizit. Zajistěte, aby všechna osobní jména a názvy společností byly napsány správně. Pro snadné čtení a vnímání informací rozdělte text na odstavce.

Struktura psaní

1. Začněte dopis oficiálním pozdravem.
2. Můžete použít odkaz na předchozí kontakt nebo komunikaci.
3. Dále uveďte důvod svého dopisu.
4. V hlavní části sdělte podstatu problému s nezbytnou argumentací.
5. V závěrečném odstavci shrňte význam toho, co bylo napsáno, a dokončete dopis.
6. Vyjádřete vděčnost příjemci za přečtení dopisu.
7. Ve spodní části zadejte svůj podpis a uveďte datum.

Jak oslovit příjemce v obchodním dopise v angličtině? Ukázka

Vaše oslovení příjemce přímo závisí na vašem vztahu s ním. Pokud již znáte osobu osobně po mnoho let, bude vhodné použít pouze její jméno. V jiném případě použijte Mr., Ms. nebo Dr.

Ne doporučuje se používat fráze neformálního pozdravu jako Hello nebo Hi( Ahoj), Greetings (zdravím), Good Morning( Dobré ráno), Good Evening (Dobrý večer). Použijte osobní pozdrav, který zahrnuje jméno, příjmení nebo pozici příjemce. Například: Dear Mr. Dawson (Vážený pane Dawson), Dear Manager (respektovaný manažer).

Pokud tento kontakt napíšete poprvé, bude vhodné přidat nějakou frázi pro zdvořilost. Například I hope you are doing well.

Příklady oficiálního odvolání

1. Dear First Name Surname (vážené jméno a příjmení) - např., Dear Josh Dawson.
2. Dear Mr. nebo Ms. Surname (Vážený pane./Ms. příjmení) - např., Dear Mr. Dawson or Dear Ms. Dawson.
3. Dear Mr. nebo Ms. First name Surname (Vážený pane. nebo Ms. jméno a příjmení). Například., Dear Mr. Josh Dawson or Dear Ms. Jane Dawson.
4. Dear Manager (Vážený manažer).
5. Dear Sir or Madam (Vážený pane nebo Vážená paní). Napište to, pokud neznáte jméno adresáta.
6. To Whom It May Concern (pro zájemce). Pokud nemáte informace, komu je tento dopis konkrétně adresován.

Jak podepsat obchodní dopis v angličtině? Ukázka

Aniž byste osobu osobně znali, je vhodné zahájit dopis s Dear Sir nebo Dear Madam a dokončit jej podepsáním yours faithfully First name Surname (s pozdravem jméno / příjmení)

Fráze yours sincerely nebo Yours truly, které se překládají jako "upřímně Vaše", se používají, pokud jste předtím oslovili příjemce jménem nebo příjmením.

Jak podepsat obchodní dopis v angličtině? Vzorek je uveden níže.

Registrace adresy

Adresa a kontakty musí být uvedeny v horním rohu, vpravo. Tam také volitelně uveďte název vaší společnosti, adresu, telefonní číslo. Pokud posíláte dopis jménem firmy, nemělo by být uvedeno vlastní jméno.

Na levé straně zadejte adresu příjemce. Měl by být umístěn pod vaší adresou.

Ukázka registrace obchodního dopisu v angličtině (adresy) je následující.

Registrace data

Neexistují žádná přísná pravidla, která by naznačovala, na jakém místě stanovit datum. Obvykle je uvedeno nad nebo pod adresou příjemce.

Je důležité vědět, že ne ve všech zemích jsou data psána stejným způsobem. Například ve Velké Británii je číslo první a pak měsíc-26 červenec, 2019. V Americe-naopak. Příklad: July 26, 2019.

Doporučujeme vám napsat název měsíce písmeny, protože to pomůže vyhnout se možnému nedorozumění.

Obsah dopisu

Jakýkoli formální dopis by měl být napsán jednoduše a jasně. Nepište vše na několik stránek (maximálně 2-3 odstavce). Jak víme, stručnost je sestra talentu.

Nejprve pochopte účel vašeho dopisu: vděčnost, uplatnění nároků, návrh na spolupráci atd.d.

Existuje fráze, se kterou je vhodné zahájit první větu: I am writing..., po které můžete napsat účel dopisu.

Příklad:

• informujte vás o — informovat o;
• ipso facto-z jednoho důvodu;
• to recommend-doporučit;
• to explain-vysvětlit;
• to request-dotaz;
• in this connection — v tomto ohledu;
• in reference-relativně;
• to remind you-připomenout;
• to congratulate-Gratulujeme.

V následujícím odstavci odhalte podstatu a účel vašeho psaní. Nepoužívejte nadbytečná slova a fráze. Vyjádřete své myšlenky srozumitelně.

A v posledním odstavci můžete napsat, co nyní od adresáta očekáváte. V závislosti na účelu psaní to může být požadavek na přepracování práce, nabídka na nákup zboží nebo služby, odeslání dalších informací atd.

Dokončení dopisu

Nezapomeňte příjemci poděkovat za přečtení a oznámit, že doufáte v jeho bezprostřední odpověď.

Užitečné fráze:

1. Thank you for your interesting-děkujeme za Váš zájem.
2. Please, let me know what you think-prosím, dejte mi vědět, co si myslíte.

Příklad psaní

Jak vytvořit dotazovací dopis? Ukázka v obchodním anglickém stylu vypadá takto.

Toto je ukázka psaní obchodního dopisu v angličtině ve formuláři žádosti. Je zasílána společnostem, které v tuto chvíli nemusí aktivně hledat nové zaměstnance. Tímto způsobem získáte šanci ukázat svůj životopis manažerovi náboru. Prostřednictvím dopisu si zaměstnavatel všimne, že máte zájem o společnost a konkrétní pozici.

Pokud neplánovali najmout nové zaměstnance, dopis vám pomůže zůstat v dohledu. Když se situace změní, budete považováni za kandidáta.

Jak napsat e-mail?

Nejprve musíte znát několik pravidel:

1. Vaše e-mailová adresa by měla vypadat profesionálně a jednoduše. Například Ná[email protected] nebo příjmení @ email.com. Zajistěte, aby váš e-mail nebyl takto nějak pojmenován — [email protected].
2. Je také důležité, aby dopisy byly stručné. V průměru lidé nestráví více než minutu čtením jednoho e-mailu. Aby se vaše zpráva zajímala o adresáta a on ji přečetl až do konce, napište pouze o případu.
3. Pomocí řádku s tématem přesvědčte čtenáře, aby otevřel váš dopis. Nedělejte to příliš dlouho, ale zahrňte více klíčových slov. Například pokud píšete dopis o žádosti zaměstnat, stačí uvést pozici a své jméno s příjmením.
4. Dokončete dopis profesionálně. Udělejte si čas na správné podepsání. Váš podpis by měl obsahovat jméno a e-mail. Můžete také zadat telefonní číslo, svou pozici nebo adresu osobního webu.
5. A poslední pravidlo-upravit. Několikrát zkontrolujte, zda je e-mail jasně napsán a upraven. Před odesláním zprávy si ji znovu přečtěte a opravte všechny pravopisné a gramatické chyby.

Co je třeba vyloučit z dopisu?

• emotikony;
• chyby a překlepy;
• neobvyklá nebo barevná písma;
• zbytečné a zbytečné informace;
• obraz;
• slang nebo zkrácená slova.

Příklady psaní různých druhů e-mailů

Jak psát obchodní dopis v angličtině? Vzorky a vzory pomůže vám formátovat a organizovat informace v dopise. Ale i když vzorky mohou být dobrým výchozím bodem, nezapomeňte svůj e-mail přizpůsobit.

Takto vypadá obchodní e-mail v angličtině (ukázka na fotografii):

Tento typ dopisu je gratulací k zahájení nového podnikání. Vaše slova podpory a uznání si budou příjemce pamatovat a možná budou mít v budoucnu prospěch.

Zde je návod, jak napsat obchodní dopis v angličtině. Ukázka na fotografii.

Když poděkujete osobě, řekněte, za co konkrétně. Dejte adresátovi vědět, že to není zasílání poděkování. Uveďte, jaké způsoby vám pomohly. Například Suzanne velmi pomohla při organizaci konference. V reakci na to Mary nabízí své služby, pokud to bude nutné. Ukazuje, že její slova nejsou prázdná a opravdu oceňuje odvedenou práci, že je ochotna na oplátku něco nabídnout.

Spolupráce

Chcete-li zahájit spolupráci a dále rozvíjet partnerství, musíte napsat první dopis, který bude obsahovat vaši nabídku nebo podrobnosti o transakci. Profesionální dopis zaujme firmu nebo klienta a uspořádá partnerství.

Takto vypadá obchodní dopis o spolupráci v angličtině (ukázka).

V dopise nezapomeňte uvést své kontakty: telefon, poštu a adresu, aby vás příjemce mohl kontaktovat jakýmkoli způsobem.

Pomocí ukázkového obchodního e-mailu v angličtině snadno zvládnete psaní vlastního.